제11회 월드이스포츠서밋 행사운영 용역 과 업 지 시 서 (긴급입찰) 2026. 8.
제11회 월드이스포츠서밋 행사운영 용역 과업지시서
1 용역목적
본 과업지시서는 국내외 이스포츠 분야의 주요 관계자 및 전문가가 참여하는 「2026 World Esports Summit(WES)」의 성공적인 개최를 위해, 행사 기획·운영 및 참가자 지원 등 제반 업무를 전문 용역기관에 위탁하여 체계적이고 효율적인 과업 수행을 도모하고자 함
2 용역개요
○ 용 역 명: 제11회 월드이스포츠서밋 행사운영 용역
○ 용역기간: 계약 체결일로부터 10월 30일까지
- 행사기간: 2026. 10. 6.(화) ~ 9.(금)
- 행사장소: 웨스틴 조선 부산 (그랜드볼룸)
○ 배정예산: 금369,033,840원(금삼억육천구백삼만산천팔백사십원정)
※ 부가가치세 포함
○ 계약방법: 일반경쟁입찰 / 협상에 의한 계약
3 용역일정 구 분 진행 일정 9월 10월 착수보고 (용역사 → 국제이스포츠연맹) ▶ 행사준비 (용역사) ▶ ▶ 행사운영 (국제이스포츠연맹, 용역사) ▶ 결과보고 (용역사 → 국제이스포츠연맹) ▶
＊상기 일정은 진행 상황에 따라 조정될 수 있음
4 과업의 범위 Ⅰ. 주요행사 및 부대행사 구분 추진내용 주요행사 ∙ 개회식 및 공식 프로그램 운영
∙ 국내외 주요 연사 기조연설, 패널토론, 인사이트 세션
∙ 이스포츠 주요 현안 및 미래 방향에 관한 패널토론·대담
∙ 이스포츠 산업·정책·교육·건강·청렴성 등 분야별 프로그램
부대행사
∙ 국내외 참가자 및 주요 관계자 네트워킹 프로그램
∙ 웰컴 리셉션, 네트워킹 파티, 페어웰 파티
∙ 행사 홍보 및 현장 콘텐츠 운영
＊주요행사 및 부대행사 내용은 과업 진행 중 조정될 수 있음
Ⅱ. 과업보고 및 산출물 ○ 착수신고
- 용역 수행사는 계약 체결일로부터 7일 이내에 착수계를 국제이스포츠연맹에 제출 국제이스포츠연맹은 이를 검토하고 보완 요청할 수 있음
※ 착수신고: 착수 공문, 착수계 등 계약 및 과업 수행에 필요한 서류
○ 수시보고
- 용역 수행자는 감독관이 과업 수행에 필요하다고 판단하여 관련 내용의 보고(서면, 대면, 구두 등 상황에 따라)를 요청하는 경우 이에 따라야 하며, 총괄 담당자(PM)가 보고하여야 함
○ 과업 종료에 대한 종합 결과보고서
- 용역 수행사는 과업 종료 준공계 제출 시 종합 결과보고서 및 정산 내역을 국제이스포츠연맹에 제출해야 함
- 준공계 제출서류 준공계 제출서류 부수 사업종료 보고서 2부(A4, 제본방식 무관) USB ＊과업 수행 사진, 영상, 디자인, 시안 등 행사 결과물 파일 일체 1개 III. 행사 기획 및 사무국 운영
○ (운영계획 수립) 행사 목적과 목표에 부합하는 종합 기획안의 도출 및 추진 일정별 세부 실행계획의 수립
○ (전담 사무국 구성 및 운영) 사업 총괄 책임자(PM) 및 무대·장치, 의전, 홍보 등 파트별 전담 책임자 지정
- 명확한 업무 분장 및 투입 인력의 전문성(관련 경력 등)을 입증할 수 있는 적정 인력을 투입해야 함
- 행사 수행을 위한 관련 서류 취합, 행정 지원 등 행사 준비 및 운영에 필요한 제반 업무 수행
○ (키비쥬얼 제작) 행사 콘셉트를 반영한 키비쥬얼의 기획 및 제안
※ 디자인 가이드라인 (https://acesse.one/3vlk3d8)
○ (안전 매뉴얼 작성) 관련 법령 및 지침에 의거하여 행사장 안전, 보안, 인력 통제 등을 아우르는 종합 위기관리 및 대응 매뉴얼 수립
Ⅳ. 국내외 연사 참가 지원 및 관리 ○ (항공 일정 및 숙박 관리)
- 발주기관이 확정·발권한 연사별 항공권 비용 대납 및 관련 비용 집행·증빙 관리
- 발주기관이 제공하는 항공권 및 운항정보를 기반으로 연사별 출·도착 일시, 공항, 항공편명 등 항공 일정 취합 및 통합 관리
- 연사별 입·출국 일정과 연계한 숙박 일정 확인 및 예약·관리
- 항공 일정에 따라 공식 행사기간 전·후 추가 체류가 필요한 경우 발주기관과 협의하여 숙박 및 관련 일정 조정
- 항공편 변경·지연·결항 등 변동사항 상시 확인 및 연사별 일정표 즉시 현행화
- 항공 일정 변경에 따른 숙박, 차량, 국내 이동 등 연계 일정 조정
- 연사별 항공·숙박·이동 일정을 통합한 관리자료 작성 및 발주기관과 상시 공유
※ 연사 항공편 및 항공권은 발주기관에서 직접 선정·발권하며, 계약상 정해진 범위 내 항공료는 용역사가 대납하는 것을 원칙으로 함. 항공료는 연사별 출발지역, 항공일정 및 발권시점 등에 따라 변동될 수 있으며, 실제 항공료가 계약 체결 전 예상한 금액과 차이가 발생하는 경우 총 계약금액 범위 내에서 발주기관과 용역사가 협의하여 세부 과업별 예산 및 집행계획을 조정할 수 있음. 이 경우 행사 운영에 지장이 없는 범위에서 과업의 세부내용, 규모 및 운영방식 등을 함께 조정할 수 있으며, 구체적인 사항은 발주기관과 용역사가 협의하여 결정함.
※ 초청 연사는 국내외 약 45명 내외를 예정하고 있으며, 지역별 예상 인원은 유럽 약 15명, 미주 약 5명, 아시아(국내 제외) 약 10명, 국내 약 15명 내외임. 상기 인원 및 지역별 구성은 현재 기준 예상치로, 최종 연사 섭외 결과 및 행사 프로그램 구성에 따라 변동될 수 있음.
※ 초청 연사 숙박비는 3박 4일(2026. 10. 6.~10. 9.)을 기본 기준으로 용역사가 집행하며, 항공편 운항 일정 등 불가피한 사유로 추가 숙박이 필요한 경우 발주기관과 사전 협의하여 조정함.
○ (입·출국 및 국내 이동 관리)
- 연사별 입·출국 공항 및 항공 일정에 따른 이동계획 수립 및 관리
- 김해국제공항 이용 연사의 공항–숙박시설 간 픽업·샌딩 계획 수립 및 운영
- 인천국제공항 등 부산 외 지역으로 입·출국하는 연사의 경우 부산까지의 국내 연계 교통편(KTX, 국내선 항공, 차량 등) 일정 확인, 예약 및 관리
- 항공편과 국내 교통편 간 충분한 환승시간을 고려한 이동 일정 수립
- 공항·철도역–숙박시설–행사장 등 연사별 전체 이동 동선 관리
- 항공편 지연·결항 및 일정 변경 발생 시 차량, 철도, 숙박 등 연계 일정 신속 조정
- 입·출국 및 이동 관련 변경사항 발생 시 해당 연사 안내 및 발주기관 즉시 공유
○ (체류 및 현장 관리)
- 연사별 전체 체류기간을 기준으로 일정 및 동선 관리
- 숙박시설 체크인·체크아웃 및 객실 관련 요청사항 대응
- 행사 등록, 세션 참석, 공식행사 및 부대행사 참여 일정 안내 및 관리
- 연사 대기실 운영, 세션 전후 이동 및 현장 안내
- 연사별 담당 연락체계 구축 및 행사기간 중 긴급상황 대응
- 일정 변경 및 특이사항 발생 시 신속한 조치 및 발주기관 보고
○ (연사 자료 및 비용 관리)
- 연사 프로필, 약력, 사진 등 행사 운영 및 홍보에 필요한 자료 취합·관리
- 발표자료 사전 취합, 파일 점검 및 최종본 관리
- 필요한 경우 발표자료 및 연사 관련 자료의 국·영문 번역·교정 지원
- 연사 수당 및 기타 발주기관이 정한 지원비 지급, 관련 증빙자료 취합·관리
※ 연사 관리기간은 원칙적으로 공식 초청 일정(2026. 10. 6.~10. 9.)을 기준으로 하되, 항공편 운항 일정 및 연사별 출발지역·입출국 경로 등에 따라 입국 또는 출국 일정이 전·후로 조정되는 경우 해당 기간을 포함하여 관리하여야 하며, 이에 따라 일부 연사의 숙박 일정도 실제 입·출국 일정에 맞추어 변경·조정하여야 함.
※ 인천국제공항 등 행사 개최도시 외 지역을 통해 입·출국하는 경우 국내 연계 교통편을 포함하여 연사의 최종 입국부터 출국까지 필요한 이동 및 체류 일정을 통합 관리하여야 함.
Ⅴ. 행사장 조성 및 운영
○ (행사장 대관 및 관리) 행사 운영에 필요한 행사장 대관 및 관련 비용 집행
- 공식 행사장인 웨스틴 조선 부산 그랜드볼룸의 행사기간 중 대관에 필요한 비용을 용역사가 집행
- 행사장 대관과 관련한 계약, 비용 지급 및 증빙 관리 등 제반 업무 수행
- 행사 준비·설치·리허설·철거 등에 필요한 대관시간 및 공간은 발주기관과 협의하여 조정
- 대관 범위 및 세부 운영사항은 호텔 및 발주기관과 협의하여 확정
○ (행사장 조성) 각 프로그램의 특성 및 행사 콘셉트에 적합한 행사장 기획 및 조성
- 메인 무대, 백드롭, 조명, 음향, 대형 LED 스크린, 포디움, 내·외빈용 의자 및 테이블 등 설치·운영
- 영상·음향·조명 등 행사 진행을 위한 종합 연출 시스템 및 운영 장비 구축
- 행사장 구조 및 주변 환경을 고려한 공간 구성, 시설물 활용방안 및 참가자 동선 기획
- 메인 행사장, 등록·안내 공간, 연사 대기공간, 네트워킹 공간 등 행사 운영에 필요한 공간 조성
- VIP 대기공간 조성 및 주요 내·외빈 동선을 고려한 운영계획 수립
○ (VIP 및 사전환담 공간 운영) 주요 내·외빈 및 연사를 위한 사전환담·대기 공간 조성 및 운영
- 사전환담 및 VIP 대기공간에 필요한 가구, 비품, 음료 및 다과 등 케이터링 제공
- 영어 의사소통이 가능한 전담 운영인력 배치
- 주요 내·외빈 도착 및 행사장 입·퇴장 동선 관리
○ (개막식 및 프로그램 연출) 개막식 및 주요 프로그램의 원활한 진행을 위한 기획·연출 및 운영
- 개막 세레모니, 퍼포먼스 등 공식 프로그램 기획 및 운영
- 프로그램별 무대 전환, 연사 입·퇴장, 영상·음향·조명 큐시트 작성 및 운영
- 행사 전체 시나리오 및 진행 큐시트 작성·관리
- 발주기관과 협의하여 프로그램별 필요한 영상·음향·조명 등 연출계획 수립
○ (홍보물 및 현장 제작물 제작·설치) 행사 콘셉트 및 통일된 디자인을 반영한 각종 현장 제작물 제작·배치
- 포스터, 현수막, 배너, 포토월, 행사장 안내 및 유도 사인물 등 제작·설치
- 프로그램 및 행사장 안내를 위한 타임테이블, 안내판 등 제작·설치
- 연사 및 프로그램 소개 등 행사 운영에 필요한 현장 그래픽 제작
- 오프닝, 세션 전환, 휴식시간 등 행사 진행에 필요한 영상 및 화면 콘텐츠 기획·제작
○ (현장 인력 및 의전 운영) 행사 운영에 필요한 전문·운영인력 섭외, 교육 및 배치
- 사회자, 운영요원, 의전요원, 등록·안내요원, 영상·음향·조명 오퍼레이터 등 배치
- 행사 전 운영인력 대상 업무분장 및 사전교육 실시
- 주요 내·외빈 및 연사에 대한 현장 의전 및 세션별 이동·대기·입퇴장 관리
- 행사 운영 중 발생하는 일정 변경 및 현장 상황에 대한 신속한 대응
○ (영상·음향 및 발표자료 운영) 프로그램 진행에 필요한 영상·음향 및 발표자료 통합 운영
- 연사별 발표자료 사전 점검 및 행사장 송출 시스템 적용
- 세션별 발표자료, 영상, 자막 등 송출 순서 및 최종 파일 관리
- 발표용 노트북, 프레젠터, 모니터 등 필요한 장비 구축 및 운영
- 행사 중 영상·음향·조명 등 기술적 장애 발생에 대비한 현장 대응체계 구축
○ (전문 통역 운영) 국제행사의 원활한 진행을 위한 전문 통역인력 및 시스템 운영
- 영·한 동시통역을 기본으로 하되 참가 연사 및 프로그램 구성에 따라 필요한 언어의 통역 제공
- 동시통역 부스, 송수신기, 헤드셋 등 통역장비 설치·운영 및 관리
- 프로그램 및 발표자료 등 통역 준비에 필요한 자료 사전 제공 및 통역인력 브리핑
○ (행사 진행 및 사회자 운영) 개·폐막식 및 주요 프로그램의 원활한 진행을 위한 전문 사회자(MC) 섭외 및 운영
- 행사 성격 및 프로그램 구성에 적합한 전문 사회자(MC) 섭외 및 관련 비용 집행
- 국제행사 진행이 가능한 국·영문 진행 역량을 갖춘 사회자를 우선 고려
- 행사 시나리오 및 큐시트에 따른 사전 브리핑 및 리허설 참여
- 행사 당일 프로그램 진행상황에 따른 현장 진행 및 돌발상황 대응
○ (행사장 편의 및 운영 인프라 구축) 참가자 및 관계자의 편의를 위한 행사장 운영환경 조성
- 참가자 휴게 및 네트워킹 공간 조성, 음료 및 다과 등 케이터링 제공
- 행사 운영에 필요한 전용 유·무선 인터넷망 구축 및 안정적인 통신환경 확보
- 노트북, 태블릿 PC, 프린터, 포디움, 프레젠터, 통역 수신기 등 운영에 필요한 장비 및 비품 제공
- 행사 관계자 및 운영인력을 위한 운영본부 등 업무공간 조성
○ (식음료 및 케이터링 운영) 행사기간 중 참가자 및 관계자를 위한 식음료 제공 및 관리
- 2026. 10. 6. 웰컴 리셉션: 석식 및 식음료 제공, 약 60명 기준
- 2026. 10. 7. 본행사: 중식 제공 및 네트워킹 파티 석식·식음료 제공, 약 100명 기준
- 2026. 10. 8. 본행사: 중식 제공 및 페어웰 파티 석식·식음료 제공, 약 80명 기준
- 상기 인원은 예상인원으로 실제 참석인원 및 행사 운영상황에 따라 변동될 수 있으며, 최종 제공인원 및 메뉴 구성은 발주기관과 협의하여 결정
- 국내외 참가자의 특성을 고려하여 채식, 알레르기 등 식이요건에 대응 가능한 메뉴 구성
- 식음료 제공에 필요한 장소 세팅, 집기, 배식 및 운영인력 등 제반사항 포함
○ (사전점검 및 리허설) 원활한 행사 진행을 위한 행사장 및 운영시스템 사전점검 실시
- 무대, 영상, 음향, 조명, 통역, 인터넷 등 전체 시스템 사전점검
- 행사 시나리오 및 큐시트에 따른 종합 리허설을 행사 전일 최소 1회 이상 의무 실시
- 리허설을 통해 확인된 문제사항에 대한 행사 개시 전 보완조치 완료
○ (종합 보험 가입) 행사 운영 중 발생할 수 있는 사고 및 재난에 대비하여 메인행사 및 부대행사를 포함한 행사 종합보험 가입
○ (안전관리 및 비상대응) 행사기간 중 참가자 및 관계자의 안전 확보를 위한 관리체계 구축
- 행사장 안전관리 및 비상상황 대응계획 수립
- 화재, 안전사고, 응급환자, 시설·장비 장애 등 비상상황 발생 시 대응체계 마련
- 행사장 및 관계기관의 안전관리 지침 준수 및 필요 인력 배치
○ (철거 및 원상복구) 행사 종료 후 설치 시설물 및 장비 철거와 행사장 원상복구
- 무대, 제작물, 장비, 사인물 등 설치물 철거 및 폐기물 처리
- 행사장 시설 훼손 여부 확인 및 원상복구 - 행사장 관계자와 최종 현장 확인 후 철수 Ⅵ. 행사 영상·사진 촬영 및 콘텐츠 제작
○ (전체 프로그램 영상·사진 촬영) 행사 기간 중 진행되는 모든 공식 프로그램 및 부대행사에 대한 영상·사진 촬영 실시
- 개·폐막식, 기조연설, 세션, 패널토론, 네트워킹 프로그램 등 행사 전반에 대한 영상 및 사진 촬영
- 무대 및 연사뿐만 아니라 주요 내·외빈, 참가자, 행사장 전경, 관객 반응, 네트워킹 등 행사 전반을 기록할 수 있도록 촬영
- 프로그램 및 세션별로 촬영자료를 구분하여 체계적으로 관리
- 행사 운영 및 홍보에 즉시 활용할 수 있도록 주요 사진을 신속하게 선별·보정하여 제공
○ (세션별 사진 당일 제공) 각 세션 및 주요 프로그램별 주요 사진 선별·편집본 제공
- 각 세션의 연사, 패널, 주요 장면 등을 중심으로 각 세션별 5장 이상 10장 내외의 사진 선별·보정
- 각 세션 종료 후 당일 활용이 가능하도록 신속히 제공하는 것을 원칙으로 함
- 사진은 발주기관의 홈페이지, SNS, 언론홍보 등에 즉시 활용할 수 있는 고해상도 파일로 제공
○ (세션별 영상 제작) 행사 기간 중 진행된 각 세션의 영상 편집본 제작
- 기조연설, 발표, 패널토론 등 공식 프로그램별 영상 제작
- 불필요한 대기시간 및 행사 진행상 공백 등을 정리한 세션별 영상 완성본 제공
- 발주기관 및 행사 브랜딩, 세션명, 연사명·직함 등 필요한 자막 및 그래픽 적용
- 세션별 영상 편집본은 행사 종료 후 7일 이내 납품
○ (공식 애프터무비 제작) 행사 전체를 종합한 공식 스케치 영상(After Movie) 제작
- 행사 주요 프로그램, 연사, 참가자, 네트워킹 및 현장 분위기 등을 종합하여 행사 성격과 주요 메시지가 효과적으로 전달되도록 구성
- 발주기관 및 행사 브랜딩을 반영한 영상 그래픽, 자막 및 배경음악 등 적용
- 행사 종료 후 2일 이내 최종본 납품
○ (원본 영상·사진 자료 납품) 행사 기간 중 촬영된 전체 영상 및 사진 원본자료(Raw Data) 제공
- 행사 당일 촬영한 모든 영상 및 사진 원본자료를 해당 촬영일 당일 내 제공하는 것을 원칙으로 함
- 원본자료는 일자, 프로그램 및 세션별로 구분하여 확인이 용이하도록 정리
- 별도의 요청 없이 발주기관이 활용할 수 있도록 원본파일 전체를 누락 없이 제공
- 대용량 자료의 신속한 전달이 가능하도록 온라인 공유공간 또는 저장장치 등 적절한 전달방안 마련
○ (제작물 검수 및 수정) 제작되는 영상·사진 콘텐츠에 대한 발주기관 검수 및 수정사항 반영
- 영상 및 사진 편집본은 발주기관의 검수를 거쳐 최종 확정
- 오탈자, 연사명·직함, 행사명, 로고 등 사실관계 및 브랜딩 관련 오류 발생 시 즉시 수정
- 발주기관이 합리적인 범위 내에서 요청하는 편집 및 수정사항 반영
※ 모든 영상 및 사진 촬영·제작 시 행사 운영에 지장이 없도록 충분한 전문인력과 장비를 배치하여야 하며, 촬영·편집·자료전송이 동시에 이루어질 수 있는 운영체계를 구축하여야 함.
※ 당일 납품 대상 자료는 행사 현장에서 즉시 활용할 수 있도록 사전에 전송·공유체계를 구축하여야 하며, 구체적인 파일 형식, 해상도, 규격 및 전달방식은 발주기관과 협의하여 결정함.
Ⅶ. 참가자 등록 및 관리
○ (사전·현장 등록 운영) 발주기관이 제공하는 사전등록 명단을 기반으로 참가자 등록정보를 관리하고, 행사 당일 사전등록자 확인 및 현장등록을 구분하여 운영
- 사전등록자, 현장등록자 및 실제 참석자 현황을 구분하여 관리하고 행사 종료 후 최종 참가자 현황 제출
○ (참가자 유형별 등록 관리) 연사, VIP, 일반 참가자 등 참가자 유형을 구분하여 등록 및 참석 현황 관리
○ (출입증 제작 및 관리) 연사, VIP, 일반 참가자 등 참가자 유형을 현장에서 쉽게 식별할 수 있도록 명찰 및 출입증 디자인·제작·배부
- 사전등록자를 대상으로 명찰을 사전 제작·분류하고, 현장등록 및 정보 변경 등에 대응할 수 있도록 현장 명찰 제작·출력 체계 마련
○ (등록정보 관리) 참가자 등록정보 및 개인정보를 관련 법령에 따라 안전하게 관리하고, 등록정보의 변경·오류·중복사항 등을 확인·정리
○ (참가자 만족도 조사) 행사 참가자를 대상으로 프로그램 및 행사 운영 전반에 대한 만족도 조사 실시
- 프로그램, 행사 운영, 시설 및 편의 등 주요 항목에 대한 참가자 의견 수렴
- 조사 결과를 통계화하고 주요 의견 및 개선사항을 분석하여 종합 결과보고서에 반영
Ⅷ. 부대행사 운영
○ (부대행사 총괄 운영) 웰컴 리셉션, 네트워킹 파티, 페어웰 파티 등 공식 부대행사의 세부 운영계획 수립 및 운영
- 행사별 목적, 참석대상 및 규모를 고려한 공간 구성, 운영방식 및 프로그램 기획
- 행사장 섭외·예약, 현장 세팅 및 운영에 필요한 제반사항 관리
- 참석자 규모 및 특성을 고려한 식음료 및 케이터링 구성·제공
○ (웰컴 리셉션 운영) 공식 행사 개막 전 참가자 환영 및 교류를 위한 웰컴 리셉션 운영
- 국내외 연사, VIP 및 주요 관계자 등의 도착·참석 일정 확인 및 현장 안내
- 참석자 간 자유로운 교류가 가능한 공간 및 식음료 구성
- 환영 인사 등 필요한 공식 프로그램 진행 지원
○ (네트워킹 파티 운영) 국내외 연사, VIP 및 참가자 간 네트워킹 활성화를 위한 네트워킹 파티 운영
- 참가자 간 자연스러운 교류가 이루어질 수 있도록 행사 공간 및 프로그램 구성
- 행사 성격에 적합한 식음료 제공 및 현장 운영
- 참석자 안내 및 행사장 이동 등 필요한 운영 지원
○ (페어웰 파티 운영) 행사 종료에 따른 참가자 교류 및 환송을 위한 페어웰 파티 운영
- 행사 참가자 및 관계자를 대상으로 한 환송 프로그램 구성 및 운영
- 참석 규모를 고려한 공간 구성 및 식음료 제공
- 참가자의 출국 및 개별 일정 등을 고려한 참석자 안내 및 운영
○ (부대행사 이동 및 현장관리) 각 부대행사의 원활한 진행을 위한 참가자 이동 및 현장 운영
- 공식 행사장·숙박시설과 부대행사 장소 간 이동이 필요한 경우 차량 등 교통편 마련 및 운영
- 연사 및 VIP의 일정과 동선을 고려한 이동계획 수립 및 안내
- 행사별 참석 예정인원 확인 및 현장 참석자 관리
- 행사 진행에 필요한 운영인력 배치 및 현장 안내
- 일정 변경, 참가인원 변동 등 현장 상황 발생 시 신속한 대응
Ⅸ. 국내 홍보 및 참가자 모집
○ (국내 홍보 및 참가자 모집계획 수립) 「2026 World Esports Summit(WES)」의 국내 인지도 제고 및 다양한 참가자 유치를 위한 홍보·모객 계획 수립 및 추진
- 행사 전·중·후 단계별 국내 홍보 및 참가자 모집 세부 실행계획 수립
- 이스포츠·게임 산업 관계자뿐만 아니라 학생, 일반인, 유관기관 관계자 등 다양한 국내 참가자층의 행사 참여를 유도할 수 있는 대상별 홍보전략 마련
- 행사 일정 및 참가등록 현황 등을 고려하여 홍보계획을 지속적으로 보완하고 적극적인 참가자 모집 추진
- 국내 홍보 및 참가자 모집 실적을 지속적으로 관리하고 발주기관과 공유
※ 국외 대상 사전 홍보는 발주기관에서 직접 추진하며, 용역사는 국내 홍보 및 참가자 모집에 중점을 두어 과업을 수행함
○ (온라인 홍보 및 참가자 유치) 국내 참가자 모집 확대를 위한 온라인 채널별 홍보 추진
- 국내 주요 SNS, 온라인 커뮤니티, 이스포츠·게임 관련 미디어 등 타깃 참가자에게 효과적으로 도달할 수 있는 채널을 활용한 홍보
- 행사 개요, 프로그램, 연사 등 행사 정보를 활용한 온라인 홍보 콘텐츠 기획·제작 및 배포
- 연사 발표(Speaker Announcement), 세션 및 프로그램 소개, 참가등록 안내 등 행사 개최 전 단계별 홍보 콘텐츠 제작
- 웹 포스터, 카드뉴스, SNS 이미지 등 참가자 모집에 필요한 각종 디지털 홍보물 제작
- 필요 시 국내 콘텐츠 크리에이터, 인플루언서 및 관련 채널 등과 연계한 행사 홍보 추진
- 참가등록 활성화를 위한 온라인 홍보방안 및 참여 유도 콘텐츠 기획·운영
○ (유관기관 및 타깃 홍보) 다양한 분야의 국내 참가자 유치를 위한 유관기관·단체 연계 홍보 추진
- 국내 이스포츠 및 게임 관련 기관·단체·기업·협회 등을 대상으로 행사 홍보 및 참가 안내
- 대학 및 교육기관, 이스포츠 관련 학과·동아리·학생단체 등을 대상으로 참가 홍보
- 스포츠, 콘텐츠, 기술, 미디어 등 행사 주제와 연계 가능한 분야의 기관·단체를 대상으로 홍보 확대
- 유관기관의 홈페이지, 뉴스레터, SNS, 커뮤니티 등 자체 채널을 활용할 수 있도록 홍보자료 제작·배포 및 협조 추진
- 행사 성격과 프로그램에 적합한 신규 국내 참가자층 발굴 및 홍보채널 제안
○ (언론 및 미디어 홍보) 국내 행사 인지도 및 참가 관심도 제고를 위한 언론·미디어 홍보 추진
- 행사 개최 전·중·후 국내 보도자료 작성 및 배포
- 행사 주요 연사, 프로그램 및 주요 이슈 등을 활용한 언론홍보 소재 발굴
- 국내 이스포츠·게임 및 관련 분야 전문매체를 포함한 언론·미디어 대상 홍보 추진
- 행사 취재를 위한 기자 및 미디어 관계자 초청·응대, 현장 취재 및 인터뷰 지원
- 필요 시 현장 취재를 위한 미디어 업무공간 구성 및 운영
○ (현장 및 행사기간 홍보) 행사기간 중 주요 프로그램 및 현장 콘텐츠를 활용한 홍보 확산
- 행사 주요 세션, 연사, 참가자 및 현장 분위기 등을 활용한 실시간 온라인 홍보
- 당일 촬영·제공되는 사진 및 영상 등을 활용한 행사 콘텐츠 확산
- 행사 1일차 주요 콘텐츠를 활용하여 2일차 프로그램 및 현장 참여를 유도할 수 있는 홍보 추진
○ (홍보성과 관리 및 보고) 국내 홍보 및 참가자 모집 추진실적 관리
- 홍보채널별 게시·배포 및 홍보 추진실적 취합
- 사전등록 및 현장등록 현황 등 참가자 모집 결과 정리
- 언론보도, 온라인 게시물 및 기타 홍보성과 취합
- 제작된 홍보 콘텐츠의 원본 및 최종본 제출
- 행사 종료 후 국내 홍보 및 참가자 모집 추진결과를 결과보고서에 포함하여 제출
5 일반사항 Ⅰ. 용어의 정의
○ 「발주기관」 이라 함은 해당용역의 시행주체인 “국제이스포츠연맹”을 나타내며 “발주청”의 지위를 갖는다.
○ 「과업수행사」라 함은 과업을 수행하기 위하여 발주기관과 계약을 체결한 개인 또는 회사, 기타 법인을 말한다.
○ 「감독관」이라 함은 과업수행사가 과업수행을 원활히 진행할 수 있도록 지휘․감독할 수 있는 자로서 발주기관이 임명․통보한 직원을 말한다.
○ 「용역책임자」라 함은 용역과업을 수행하기 위하여 과업수행사를 대리하여 용역 전반에 관한 업무를 수행하는 자를 말한다.
Ⅱ. 용역수행 기준
○ 본 용역은 계약서, 제안요청서 및 과업지시서, 발주기관의 요청을 성실히 이행하여야 한다.
○ 수행사는 과업의 원활한 수행을 위하여 제안서에 제시한 수행인력을 적정하게 배치하여야 하며, 사업책임자 및 주요 수행인력을 변경하고자 하는 경우 사전에 발주기관의 승인을 받아야 한다.
○ 수행인력의 부족 또는 부적정한 배치 등으로 과업 수행에 차질이 발생하지 않도록 필요한 인력을 충분히 확보하여야 하며, 발주기관이 과업 수행상 필요하다고 판단하는 경우 인력의 보완 또는 교체를 요구할 수 있다.
○ 과업수행사는 과업 수행 과정에서 발주기관과 긴밀한 협조 체계를 유지하여야 하며, 과업의 방향이나 세부 내용에 변화가 생길 경우 반드시 발주기관과 사전에 충분히 협의하여 진행하여야 한다.
○ 본 용역에 참여하는 인력은 과업 수행에 필요한 경험 및 자격요건 등에 부합하여야 하며, 용역의 수행에 불성실하거나 부적당하다고 감독관이 인정하는 경우 과업수행사에게 교체를 요구할 수 있으며 과업수행사는 정당한 사유가 없는 한 따라야 한다.
○ 과업수행 중 과업수행사의 귀책사유로 제3자에게 피해가 발생한 경우 이에 대한 손해배상 등 일체의 책임은 과업수행사가 부담한다.
Ⅲ. 용역기간의 조정
○ 본 과업은 계약기간 내에 차질 없이 수행되어야 하나 불가항력적 사유 및 사회통념상 인정되는 부득이한 사유로 인하여 과업수행기간 조정이 필요한 경우에는 발주기관과 상호협의를 통하여 과업기간을 연장 또는 단축할 수 있다.
- 과업수행 중 발주기관의 요구가 있을 때
- 발주기관 사정에 의한 행정절차 이행으로 용역기간이 추가 소요될 경우
- 과업기간 조정의 협의가 원만히 성립되지 않을 경우에는 발주기관의 결정에 따름
Ⅳ. 용역내용의 조정
○ 본 과업지시서의 과업범위에 포함되지 않으나 발주기관이 필요하여 추가 과업을 지시할 경우에는 발주기관과 과업수행사간의 협의를 통해 이를 수행하여야 하며, 과업수행 중 과업의 성과도를 현저히 높일 수 있다고 판단되는 사항에 관하여는 해당사항의 필요성과 근거, 비용, 내용 등을 상세히 제시하여 발주기관이 결정할 수 있도록 한다.
○ 본 과업지시서의 내용에 이의가 있을 경우에는 발주청과 과업수행사간의 협의를 통하여 처리한다.
Ⅴ. 용역의 일시정지
○ 과업수행사의 귀책사유가 아닌 민원발생, 관계기관 협의지연 등으로 인하여 용역의 계속 추진이 불가하다고 판단될 경우 감독관은 용역 일시중지를 명할 수 있으며, 용역 중 중지기간은 과업기간에 포함하지 아니한다.
Ⅵ. 용역의 안전조건
○ 과업수행사는 안전사고 및 중대재해 예방을 위해 「산업안전보건법」, 「중대재해처벌법」 등을 숙지하고 충분히 고려하여 수행하여야 한다.
- 재해예방에 필요한 인력 및 예산 등 안전보건관리체계 구축 이행
- 안전ㆍ보건 관계 법령에 따른 의무이행에 필요한 관리상 조치
- 과업수행과 관련된 안전보건교육 시행
- 재해 발생 시 재발방지 대책의 수립 및 그 이행에 관한 조치
○ 용역 수행사는 용역수행 시 안전사고, 과업수행 중 발생이 예상되는 사고에 대비하여 제반 보험에 가입하여야 한다.
＊사업수행 시 재산상의 피해 또는 안전사고가 발생하는 경우 용역 수행사가 책임을 진다.
Ⅶ. 용역 수행 내용 및 결과에 대한 보완 의무
○ 발주기관은 과업수행 중 과업에 대한 검사 및 검토를 요구할 수 있으며, 과업수행사는 요구사항에 대해 제출하고, 지적된 미비점을 보완하여야 한다.
○ 과업수행사는 과업보고서 작성 시 구체적인 증빙자료에 의거 확실성 있도록 제시하되, 그 결과로 인한 피해 발생시 발주기관은 과업수행사에게 그 책임을 물을 수 있다.
○ 본 과업의 최종성과에 대한 발주기관의 승인 후라도 그 내용상의 미비, 착오 등 결격사유가 발견되었거나 발주기관의 정당한 요구가 있을 때는 과업수행사의 책임으로 즉시 보완 조치를 하여야 한다.
Ⅷ. 보안 및 비밀유지
○ 과업수행사는 과업 착수와 동시에 보안관리 책임자를 지정하고, 보안각서를 작성하여 발주기관에 제출하여야 한다.
○ 참여 인원 교체 시 업무 인계·인수를 철저히 하여 자료의 외부 유출을 사전에 방지하고 결격 사항이 없도록 조치하여야 한다.
○ 과업수행사는 과업수행에 따른 보안대책을 수립하여 보안상 결격 사항이 없도록 조치하고 보안 사항의 불이행으로 발생하는 모든 책임은 과업수행사가 진다.
○ 과업수행사는 과업 진행 중 또는 완료 후 본 용역에 관한 사항을 외부에 누설해서는 안 되며 보안규정을 준수하여야 한다.
○ 본 용역과 관련된 자료수집 및 생산한 자료와 모든 기록은 발주기관의 소유로 하고, 과업수행사는 발주기관의 승인 없이 어떠한 형태로도 본 용역과 관련된 자료를 타인에게 제공, 대여 또는 공표할 수 없다.
- 과업수행 내용 중 비밀유지가 필요한 사항은 보안 조치를 하여야 하며, 자료의 외부 유출로 인하여 발생하는 민·형사상의 모든 책임을 져야 한다.
○ 모든 성과품을 과업수행사가 임의로 복사 또는 외부로 유출시켜서는 안되며 용역 외 타 목적으로 사용할 수 없다.
○ 과업수행사가 개발해 발주처에 제출한 용역결과물이 제3자와의 권리 분쟁 등이 발생한 경우 모든 책임은 과업수행사가 부담하고 그로 인한 발주처의 물적·심적 피해에 대해 발주처가 정하는 바에 따라 보상한다.
Ⅸ. 계약 위반행위에 대한 조치
○ 과업수행사는 과업을 수행함에 있어 신의, 성실의 원칙에 따라 업무를 수행할 의무를 가지며, 과업수행 중 특별한 사유 없이 다음의 경우가 발생하였을 때에는 계약위반행위로 간주하여 관계규정에 의거 조치할 수 있다.
- 제반 지시사항을 기한 내에 이행하지 않거나 발주기관의 정당한 요구를 거부하거나 기타 계약 및 과업지시사항을 위반했을 때
- 과업수행 중 불성실 및 부주의로 인한 과실이 인정될 때
- 예정 공정에 비하여 현저하게 공정이 미달되거나 계약기간 내에 완료할 능력이 없다고 판단될 때
- 과업수행 중 성실치 못하거나 과업보고 등 제반 지시사항을 기간 내에 이행하지 못한 때
- 과업의 중간결과가 과업지시서에 비해 현저히 차이나거나 품질이 떨어질 때
Ⅹ. 저작권 관련
○ 과업 수행을 위해 개발, 생산된 결과물의 지식재산권, 원천자료(사진·영상 원본, 디자인 소스 파일, 편집 프로젝트 파일 등)는 국제이스포츠연맹이 소유하여 용역 완료 시 발주기관에 함께 제출하여야 한다.
○ 계약상대자는 본 용역에 사용된 모든 자료는 저작권상 하자가 없어야 하며, 관련 법률 검토를 착수 전에 완료하여야 한다.
○ 계약상대자는 외부 저작권을 사용 시 원저작자와의 협의, 사용권에 대한 비용을 지불하는 등 저작권법상에 문제가 발생하지 않도록 비용 지불, 협의 등 조치를 완료하여야 한다.
○ 계약상대자는 제3자의 지적재산권, 초상권, 특허권, 저작권을 침해하지 말아야 한다.
○ 계약업체의 저작권 침해에 따른 모든 책임은 계약업체에게 있으며, 발주기관을 상대로 저작권 관련 손해배상청구, 소송 등 법률분쟁 발생 시 제반비용 일체(소송비용, 합의금, 배상금 등)를 계약업체가 부담하여야 한다.
6 기타사항
○ 본 과업을 수행함에 있어 관련법규 및 기준을 충분히 검토하여 이에 적합하도록 계획하여야 하며, 타인의 권리로 되어 있는 특허권 등의 권리를 사용할 시 과업수행사가 그 권리의 사용에 관한 일체의 책임을 진다.
○ 본 과업지시서 해석상 그 의견이 상이할 경우 상호 협의하여 결정하고, 협의가 성립되지 않을 경우 발주기관의 해석에 따른다.
○ 용역 수행사는 용역 수행에 따라 발생한 통계자료를 국제이스포츠연맹에서 요청할 경우 이에 응하여야 한다.
○ 계약업체는 투입 인원으로 인하여 발생한 문제에 대해서는 형사적·민사적 책임을 일체 가져야 하며, 근로기준법, 산업재해보상보험법, 국민건강보험법 등 제반 관련 법령을 준수하여 필요한 조치를 취하여야 하며 법률 미준수로 인한 모든 책임은 계약업체에게 있다.
○ 과업내용에 관하여 분쟁이 발생하면 국제이스포츠연맹의 주소지를 담당하는 법원을 합의 관할 법원으로 한다.
○ 대금 청구 시 유효한 부산광역시 지역개발채권 매입필증을 제출해야 한다.
※ 계약금액의 2%에 해당하는 부산광역시 지역개발채권 매입
7 행사 일정표(안) 구분 시간 주요내용(안) 비고 10/07 10:30 – 11:00
참가자 등록 및 현장 정비, 주요 연사 및 VIP 티타임
11:00 – 11:10 오프닝 개회사 (국제이스포츠연맹) 축사 (문화체육관광부) 환영사 (부산광역시) 11:10 – 11:20
【Opening Address】The Decisions That Built Esports
오늘의 이스포츠를 만든 선택
글로벌 이스포츠의 성장 과정과 주요 전환점을 돌아보고 Summit의 핵심 의제 제시
11:20 – 11:40
【Insight Session】What Did Esports Get Right?
이스포츠가 만들어낸 변화
긍정적인 변화와 성공 요인을 돌아보고, 성장하게 된 핵심 배경을 조명
11:40 – 12:40
【Headline Debate】Has Esports Become Too Professional?
성장 속에서 우리는 무엇을 놓치고 있는가?
프로 중심의 성장 속 생활 이스포츠의 변화와 과제를 살펴보고, 지속가능한 생태계 조성 방안을 논의
12:40 – 13:30 점심 시간 13:30 – 14:30
【Spotlight Showcase】The cost of growth
성장의 대가를 통해 무엇을 배웠는가
산업 성장 과정에서 나타난 과제와 지속가능한 발전 방향 성찰
14:30 – 15:30
【Headline Debate】Power, Responsibility and Governance in Esports
이스포츠의 미래는 누가 만들어 가는가
퍼블리셔, 구단, 정부, 국제연맹 등 주요 이해관계자의 역할과 협력 방향 논의
15:30 – 16:30
【Insight Session】The Next Leap
다음 도약을 위한 선택
올림픽 무브먼트, 퍼블리셔·국제연맹의 역할, 이스포츠의 정체성과 미래 방향에 대한 글로벌 논의
10/08 11:00 – 12:00
【Insight Session】Is Streaming Still the Future?
스트리밍의 시대는 계속될 것인가
새로운 미디어 환경으로 변화하는 흐름을 살펴보고, 미래 이스포츠 콘텐츠와 팬 경험의 방향을 논의
12:00 – 12:30
【Spotlight Showcase】Building the Next Generation of Esports
차세대 이스포츠는 어떻게 만들어지는가
새로운 개발 환경을 기반으로 차세대 이스포츠 생태계와 미래 경쟁 모델 소개
12:30 – 13:30 점심 시간 13:30 – 14:30
【Spotlight Showcase】Growing Esports Together - Learning without borders
함께 만드는 이스포츠의 미래
교육과 역량 강화를 중심으로 미래 인재 양성과 글로벌 협력 모델을 공유
14:30 – 15:30
【Headline Debate】From representation to responsibility
변화하는 국가연맹의 역할
국가 이스포츠 생태계를 이끄는 핵심 주체로서 수행해야 할 역할을 논의
15:30 – 16:30
【Insight Session】Health, Wellbeing & Integrity
건강하고 신뢰받는 이스포츠
선수 보호, 공정성, 무결성, 건강한 게임문화 논의
16:30 – 17:30
[Closing Dialogue】The decisions we make next
미래를 만드는 다음 선택
양일간 논의를 종합하고 글로벌 이스포츠의 공동 방향 제시