기업의 계약 관리 업무가 전자서명을 통한 계약 체결에서 계약서 보관과 검색, 만료·갱신 일정 관리로 확대되고 있다. 기업 규모가 커지고 거래처와 사업장이 늘어나면 계약서가 부서별로 분산돼 필요한 문서를 찾거나 계약 조건을 확인하는 데 상당한 시간이 소요된다. 종이 계약서와 전자계약서를 함께 관리하는 기업에서는 문서 누락과 갱신 일정 관리도 업무 부담으로 작용한다. 전자계약 서비스 기업 모두싸인이 AI를 활용해 계약 체결 이후의 관리 업무를 자동화하는 솔루션으로 사업 영역을 넓히고 있다.
모두싸인(대표 이영준)은 AI 계약 관리 솔루션 ‘모두싸인 캐비닛’이 정식 출시 이후 제조·유통, 외식·프랜차이즈, 의료기기, 교육, 공공 등 다양한 산업군에 도입되고 있다. 기업과 기관이 보유한 종이 및 전자계약서를 통합 관리하고, AI로 계약 정보를 추출해 검색과 갱신 일정 관리에 활용하는 서비스다.
모두싸인 캐비닛 (자료 제공: 모두싸인)
모두싸인 캐비닛은 여러 부서와 시스템에 흩어져 있는 계약서를 한곳에 모아 관리할 수 있도록 설계됐다. 전자서명으로 체결한 계약서는 자동으로 보관하고, 기존 종이 계약서도 디지털 문서로 등록해 통합 관리할 수 있다. 계약서에 포함된 주요 정보를 AI로 추출해 검색과 일정 관리에 활용하는 방식이다.
계약 관리 업무에서는 계약서를 보관하는 것만큼 필요한 시점에 정확한 문서를 찾아 조건을 확인하는 일이 중요하다. 계약 기간과 자동 갱신 조항, 만료일 등을 제때 확인하지 못하면 갱신 누락이나 불필요한 계약 연장으로 이어질 수 있다. 모두싸인은 문서 검색과 계약 일정 확인에 소요되는 시간을 줄이고, 부서별로 분산된 계약 정보를 조직 차원에서 관리할 수 있도록 지원하고 있다.
제조·유통 분야에서는 전사 계약서 통합 관리와 검색 시간 단축 사례가 나타났다. SPA 브랜드 탑텐을 운영하는 신성통상은 부서별로 나뉘어 있던 종이 및 전자계약 문서를 모두싸인 캐비닛으로 통합했다. 그 결과 특정 매장의 원본 계약서를 확인하는 데 걸리는 시간이 기존 1시간에서 30초로 줄었다.
치과용 의료기기 그룹 지주사 바텍이우홀딩스는 30여 개 계열사와 해외법인의 계약서를 통합 관리하고 있다. 계약서에 포함된 자동 갱신 조항을 추적하는 기능을 도입하면서 갱신 대상 계약의 만료일을 확인하는 시간이 기존 30분에서 5분으로 단축됐다. 여러 법인에 분산된 계약 정보를 하나의 관리 체계에서 확인할 수 있게 된 사례다.
프랜차이즈 계약 자동 보관부터 공공기관 입주 관리까지 활용
외식·프랜차이즈 산업에서는 다수의 사업장과 가맹점에서 발생하는 계약서를 체계적으로 관리하는 데 모두싸인 캐비닛을 활용하고 있다. 계약 체결 건수가 많고 조직이나 사업장별로 관리해야 하는 문서가 다른 만큼 계약서 분류와 보관, 갱신 일정 확인을 자동화하는 기능이 적용되고 있다.
종합 식음서비스 기업 본푸드서비스는 5개 본부와 37개 팀에서 발생하는 계약서를 캐비닛으로 관리하고 있다. 계약서를 업로드하면 문서가 자동 분류되고 접근 권한까지 부여되도록 구성해 조직 개편 때마다 반복적으로 수행하던 문서 재배치 업무를 없앴다. 본부와 팀별로 계약서 관리 권한을 구분하면서 문서 정리 업무를 줄인 것이다.
프랜차이즈 브랜드 박승철헤어스튜디오는 전자서명 서비스와 캐비닛을 연동했다. 가맹계약이 체결되면 계약서가 자동으로 보관되는 방식으로, 기존 종이 계약서 관리 과정에서 발생하던 문서 분실 문제를 해소했다. 계약 체결과 보관 과정을 연결해 별도의 수작업 없이 계약 정보를 관리할 수 있도록 했다.
교육기관에서도 근로계약서 관리에 AI 자동화 기능을 도입하고 있다. 삼육대학교는 기존에 엑셀로 계약 정보를 직접 입력하던 방식에서 계약서 자동 보관과 정보 추출 방식으로 전환했다. 계약 만료 일정에 대한 자동 알림 기능을 활용해 갱신 시기를 확인하고 계약 갱신 누락을 예방하고 있다.
공공 분야에서는 서울AI허브가 입주기업 계약 관리에 캐비닛을 활용하고 있다. 입주 계약서에서 호실별 정보와 계약 기간을 자동으로 추출해 입주 현황을 관리하고, 입주보육료를 산정하는 업무에도 해당 데이터를 활용한다. 계약서에 기록된 정보를 별도로 옮겨 적지 않고 운영 업무에 연결하는 사례다.
모두싸인 캐비닛에는 전자서명 연동 자동 보관, AI 광학문자인식(OCR) 기반 정보 추출, 자연어 AI 에이전트 검색, 계약 일정 자동 알림, 사용자별 접근 권한 관리 등의 기능이 적용됐다. 자연어 검색을 활용하면 이용자가 계약서의 정확한 파일명이나 보관 위치를 알지 못하더라도 필요한 계약 정보를 찾을 수 있도록 지원한다.
기업 내 활용 부서도 법무 조직에 국한되지 않는다. 인사·총무 부서는 근로계약과 갱신 일정을, 경영기획 부서는 계열사별 계약 현황을, 영업·운영 부서는 거래처 및 사업장 계약을 관리하는 데 해당 기능을 사용할 수 있다. 산업별로 관리 대상 계약과 업무 절차가 다른 점을 고려해 문서 분류와 접근 권한, 알림 체계를 구성할 수 있도록 했다.
모두싸인은 전자계약 체결 과정에서 축적한 서비스 운영 경험을 계약 관리 영역으로 확장하고 있다. 계약서를 전자적으로 체결하는 단계에서 나아가 체결된 문서를 기업의 데이터 자산으로 관리하고, 계약 기간과 주요 조건을 업무에 활용할 수 있도록 지원하는 전략이다.
이영준 모두싸인 대표는 “계약서의 전자서명만큼이나 체결된 계약 데이터를 어떻게 안전하게 보관하고 관리하느냐가 기업 경쟁력의 핵심”이라며 “산업별 특성에 맞춘 AI 계약 관리 솔루션 모두싸인 캐비닛을 통해 스타트업부터 대기업, 공공기관까지 전 산업군의 계약 인프라 혁신을 이끌어나가겠다”고 밝혔다.
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