기업이 생성형 AI를 업무에 활용하려면 이메일과 문서, 회의 기록, 업무 데이터가 검색 가능한 형태로 연결돼야 한다. 여러 계열사와 해외법인을 운영하는 기업은 여기에 법인별 도메인과 접근 권한, 보안정책, 언어가 달라지는 문제가 추가된다. 기존 문서의 위치와 권한 체계가 정리되지 않으면 AI가 활용할 수 있는 업무 맥락도 제한될 수 있다. 메가존소프트가 농심그룹의 국내외 21개 법인과 약 2600만개 문서를 하나의 구글 워크스페이스 환경으로 이전하고 그룹 차원의 AI 업무 기반을 구축했다.
메가존클라우드 관계사 메가존소프트는 농심그룹 국내 14개 계열사와 7개 해외법인을 대상으로 구글 워크스페이스(GWS) 기반의 인공지능 전환 체계를 구축했다고 발표했다.
농심그룹과 메가존소프트, 구글코리아는 지난 20일 농심 본사에서 GWS 운영 시작을 알리는 ‘GWS 선포식’을 열었다. 행사에는 조용철 농심 대표와 염동훈 메가존클라우드 대표, 섀넌 통 구글 워크스페이스 북아시아 세일즈 총괄 등이 참석했다.
메가존클라우드 로고 (자료 제공: 메가존클라우드)
이번 프로젝트에는 구글 워크스페이스 계정과 협업도구 구축뿐 아니라 기존 문서중앙화 시스템의 데이터 이전, 레거시 시스템과 서드파티 솔루션 연동, 임직원 교육 및 변화관리 과정이 포함됐다.
가장 큰 작업은 문서 이전이다. 메가존소프트는 농심그룹의 기존 문서중앙화 서버에 저장돼 있던 약 2600만개 문서를 구글 드라이브로 이관했다. 그룹 구성원은 이전된 자료를 클라우드에서 검색하고 권한에 따라 공유하며 여러 사용자가 같은 문서를 동시에 편집할 수 있다.
문서와 협업 데이터를 하나의 환경에 축적하면서 구글 제미나이를 업무에 적용할 수 있는 기반도 마련했다. 농심그룹은 마케팅과 영업, 공급망, 운영, 인사, 연구개발 등에서 자료 검색과 요약, 콘텐츠 작성, 데이터 분석 등 AI 활용 업무를 발굴할 계획이다.
시스템 구조에는 ‘단일 테넌트·멀티 도메인’ 방식을 적용했다. 하나의 구글 워크스페이스 관리 환경에서 그룹 전체의 계정과 보안정책을 통제하면서 각 계열사와 해외법인은 별도의 도메인을 사용하도록 구성했다.
멀티 도메인만으로 법인별 데이터가 별도 테넌트에 물리적으로 분리되는 것은 아니다. 실제 접근 범위와 공유정책은 조직 단위와 공유 드라이브, 관리자 권한, 데이터 손실 방지 정책 등을 어떻게 구성했는지에 따라 결정된다. 구글은 조직 단위별 설정 기능을 통해 사용자 집단마다 구글 드라이브 공유 범위와 서비스 이용 여부, 기기 정책 등을 다르게 적용할 수 있도록 지원한다.
농심그룹은 신규 법인을 설립하거나 기업을 인수할 때 별도의 협업 인프라를 새로 구축하지 않고 기존 테넌트에 도메인과 사용자 정책을 추가할 수 있게 됐다. 메가존소프트는 동일한 업무환경을 24시간 안에 구성할 수 있다고 설명했다.
기술 구축 이후에는 직급과 직무, 언어를 고려한 맞춤형 교육을 진행했다. 전 임직원을 대상으로 직접 기능을 사용하는 실습 교육을 운영하고 마케팅과 공급망, 인사 등 실제 업무 시나리오에 구글 워크스페이스와 제미나이를 결합했다.
도입 이후의 변화도 수치로 관리한다. 메가존소프트는 AI 사용률과 업무시간, 임직원 만족도를 확인하고 설문과 헬프데스크, 우수 활용사례 공유를 통해 새로운 업무 방식의 확산을 지원할 계획이다.
2600만개 이전 이후 확인할 것은 문서의 품질과 AI 활용률
대규모 문서 이전의 성과는 파일 개수와 함께 원본의 권한과 소유자, 폴더 구조, 문서 버전, 보존기간이 얼마나 정확하게 유지됐는지를 살펴야 한다. 중복되거나 오래된 파일이 그대로 이동하면 저장 위치는 통합되더라도 검색 결과의 품질과 AI 답변의 정확성이 떨어질 수 있다.
접근 권한 관리도 중요하다. 한 테넌트 안에서 국내외 법인이 협업하면 그룹 공통 문서를 공유하기 쉬워지는 대신 계열사와 국가, 직무별로 열람할 수 있는 정보의 범위를 세밀하게 설정해야 한다. 조직 이동과 퇴사, 해외법인 신설·통합 과정에서 권한을 신속하게 변경하고 외부 공유 이력을 점검하는 운영체계가 필요하다.
제미나이의 업무 적용 효과는 AI 기능을 실행한 횟수보다 실제 업무 변화로 확인해야 한다. 문서 검색시간과 보고서 작성시간이 얼마나 줄었는지, AI가 만든 결과물을 수정하는 데 어느 정도 시간이 필요한지, 마케팅·공급망·연구개발 등에서 재사용할 수 있는 업무 사례가 얼마나 축적되는지가 주요 지표다.
농심그룹은 임직원의 AI 사용률과 업무시간, 만족도를 관리할 계획이지만 구체적인 기준값과 목표치는 공개하지 않았다. 향후 법인별 이용률과 업무시간 단축 결과, 반복적으로 사용하는 AI 업무 유형, 보안정책 위반 및 오답 사례 등을 함께 공개하면 이번 프로젝트의 실질적인 효과를 확인할 수 있다.
진건 메가존소프트 대표는 “농심그룹이 국내와 해외를 아울러 GWS를 도입하는 과정에서 기술적 기반 구축부터 AI 중심의 업무를 돕는 변화관리까지 전 과정을 책임진 파트너라는 사실에 큰 자부심을 느낀다”며 “농심그룹이 AI 네이티브 기업으로 도약하고 새로운 AI 기술을 경험하면서 효율성과 생산성을 극대화할 수 있도록 지속적으로 지원하겠다”고 말했다.
농심그룹의 이번 전환은 협업도구 설치와 문서 이전, AI 적용, 교육을 하나의 프로젝트로 연결했다는 데 의미가 있다. 2600만개 문서가 검색과 협업에 실제로 활용되고 법인별 보안정책 안에서 제미나이의 업무 사례가 축적된다면, 국내외 계열사를 함께 운영하는 기업의 전사 AI 전환 모델로 평가받을 수 있다.
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