===== 02. 입찰공고문.pdf =====
소기업·소상공인 제한경쟁
(재)우체국시설관리단 공고 제2026-51호
용 역 입 찰 공 고
규격 착오 또는 규정의 미숙지 등으로 입찰자가 계약을 체결하지 않거나, 계약을 체결하고 불
이행하는 경우 관계법령에 의거 부정당업자로 제재되어 일정기간 입찰참여가 제한되는 등 불이
익을 받으실 수 있사오니, 본 입찰공고서의 규격서 및 계약관련규정을 철저히 숙지하신 후
입찰에 참가하여 주시기 바랍니다.
1 입찰에 부치는 사항
□ 입찰건명 : 2026년 중요기록물 전수조사 용역
□ 용역내용 : “제안요청서” 참조
□ 계약기간 : “제안요청서” 참조
□ 예정가격 : 20,000,00원(부가세 포함)
2 입찰방법 및 계약방식
□ 총액· 제한경쟁 입찰이며, 협상에 의한 계약체결 입찰입니다.
□ 공동수급(공동이행방식) 불가, 하도급 불허합니다.
□ 나라장터 시스템(G2B)을 이용한 전자계약입니다.
3 공고·개찰 일정 등
□ 공고기간 : 2026. 10. 7.(수) ~ 2026. 10. 19.(월)., 12시까지
□ 제안서 평가
○일 시
월
시 예정
○ 장 소 우체국시설관리단 층 소회의실
○ 평가방법 제안서 접수 후 별도 일정에 의해 평가위원 구성 평가
: 2026. 10. 26.(
: )., 10 ( ) ※ 확정된 일정 및 시간은 개별 통보 4 :
□ 개찰일시 : 제안서 기술능력평가 후
□ 개찰장소 : 국가종합전자조달시스템(나라장터)
※ 전산장애 발생 시 개찰시간이 다소 늦어지거나 연기될 수 있음
□ 본 입찰은 전자입찰로만 집행하며 입찰서 제출은 국가종합전자조달시스템 홈페이지
의 전자입찰서 제출 기능을 이용하여 제출하여야 합니다.
(https://www.g2b.go.kr)
□ 전자입찰시스템 웹 송신함에서 반드시 입찰서 제출확인을 하시기 바랍니다.
□ 입찰서 제출 시 입찰마감일에 임박하여 투찰을 하게 되면 입찰서의 집
중 제출로 인하여 시스템의 장애가 발생할 수도 있으니, 가능한 마감 1
시간 전에는 투찰을 완료해 주시기 바랍니다.
4 입찰 참가자격 ※ 입찰공고일 기준 「 」
□ 국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령 제12조(경쟁입찰의
참가자격) 및 같은 법 시행규칙 제14조(입찰참가자격요건의 증명)에 의
한 자격을 갖춘 자로서,
「국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률」제
조 및 같은 법 시행령 제76조에 의한 부정당업자의 입찰 참가자격 제
27
한을 받은 사실이 없고 아래 사항을 모두 충족 하여야 합니다.
○ 중소기업제품 구매촉진 및 판로지원에 관한 법률 제 조에 의한 소기
업 소상공인으로서 중소벤처기업부 고시 제
호「중소기업 범위 및
확인에 관한 규정」에 따라 발급된 소기업 소상공인 확인서를 소지한 자
「
」 · 2021-46 · 2
※ <소기업·소상공인 확인서>는 입찰서 제출마감일 전일 이전에 발급된 것으로 유효기간 내에
있어야 하며, 중소기업 공공구매 종합정보망(http://www.smpp.go.kr)에서 확인이 되어야 합니다.
※ <중·소기업·소상공인확인서>가 ‘중소기업제품 공공구매 종합정보망(http://www.smpp.go.kr)’에서
확인이 안 될 경우 입찰 참가자격이 없습니다.
- 단, <중·소기업·소상공인확인서>는 전자입찰서 제출 마감일 전일까지 신청한 것으로 유효기
간 내에 있어야 합니다.
- 다만, <중·소기업·소상공인확인서>를 전자입찰서 제출 마감일 전일까지 신청한 업체는 입찰참
가가 가능하나, 제안서 제출일로부터 5일 이내에 중소기업공공구매 종합정보망에서 확인이 되
지 않거나 입찰참가자격상 기업구분이 다른 경우에는 참가자격이 없습니다.
※「중소기업협동조합법」제3조에 따른 중소기업협동조합으로서 적격조합확인서를 소지한
적격조합은 입찰참가 가능합니다.
- 단, 입찰차가자격을 갖춘 소속 조합원사 중 2개사 이상의 배정비율을 확정하여 관련서류(적
격조합확인서 1부, 배정계획서 1부)를 제출하여야 합니다.
※「중소기업제품 구매촉진 및 판로지원에 관한 법률」제33조 제1항에 의거 중소기업자로 간주되는
특별법인은 입찰참가 가능합니다.
- 단, 특별법인은 특별법인임을 확인할 수 있는 서류를 제출하여야 합니다.
※「중소기업제품 구매촉진 및 판로지원에 관한 법률」제8조의2에 해당하는 자는 입찰에 참여할
수 없습니다.
※ 입찰참가신청 마감일 이전에 발급된 것으로서 유효기간 내에 있어야 하며, 유효기간 만료일이 입찰
공고일인 경우도 인정
○ 중소기업제품 구매촉진 및 판로지원에 관한 법률 제9조(직접생산의 확인
등)에 규정한 직접생산확인증명서(제품명: 데이터서비스, 세부품명: 데
이터처리서비스(번호 : 8111200201), 필수특이사항(데이터처리서비스에 한
함))를 소지한 업체
※ 입찰서류제출 마감일 이전에 발급된 것으로서 유효기간 내에 있어야 함
□ 조달청에 등록된 업체만이 입찰할 수 있으며, 미등록업체는 조달청입
찰참가자격 등록규정에 따라 입찰집행일 전일까지 조달청 전자조달
콜센타(
☎ 1588-0800) 에 문의하여 등록해야 합니다.
□ 미자격자가 고의로 입찰에 참가하여 국가를 당사자로 하는 계약에 관한
법률 시행령 제76조(부정당업자의 입찰참가자격 제한기준 등)에 해당된다
고 판단될 경우에는 관계규정에 따라 부정당업자로 제재할 수 있습니다.
5 입찰서 제출
□ 본 입찰은 전자입찰로만 집행하며 입찰서 제출은 국가종합전자조달시스템 홈
페이지(https://www.g2b.go.kr)의 전자입찰서 제출 기능을 이용하여 제출하여야
합니다.
□ 전자입찰시스템 웹 송신함에서 반드시 입찰서 제출확인을 하시기 바랍니다.
□ 입찰서 제출 시 입찰마감일에 임박하여 투찰을 하게 되면 입찰서의 집중 제출
로 인하여 시스템의 장애가 발생할 수도 있으니, 가능한 마감 1시간 전에는
투찰을 완료해 주시기 바랍니다.
6 입찰보증금 납부 및 귀속 「 」
□ 국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령 제37조(입찰보증금) 제3항
제6호 규정에 의거 입찰보증금 납부를 면제하되, 입찰보증금 납부면제는 전자
입찰시스템을 이용하여 입찰보증금 납부확약 내용이 명기된 지급각서 제출로
갈음합니다.
「
□ 입찰보증금의 귀속 등에 관하여는 국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률
」
시행령 제38조(입찰보증금의 국고귀속)의 규정에 의합니다.
·
□ 최근 1년 이내에 낙찰 시 계약미체결 불이행으로 입찰 참가자격 제한을 받은 자
등 계약체결을 기피할 우려가 있는 자에 대하여는 입찰보증서 제출을 요청할 수
있습니다.
7 협상대상자 선정 및 협상기준
□ 기술능력평가 점수가 배점한도의 85% 이상인자를 협상적격자로 선정
하며, 협상적격자의 기술능력평가 점수(90%)와 입찰가격평가 점수
(10%)
를 합산하여 합산점수의 고득점순에 따라 결정합니다.
□ 가격제안서(입찰서)의 입찰가격이 사업금액(추정가격에 부가가치세를
더한 금액)을 초과하는 자는 협상적격자에서 제외합니다.
□ 동일 최고득점자가 2인 이상일 경우 기술능력평가 점수가 높은 업체
를 선순위로 결정하고, 기술능력평가 점수가 동점일 경우에는 기술능
력 평가항목 중 배점비중이 큰 항목의 점수가 높은 업체를 선순위로
결정합니다.
8 제안서 제출
□ 접수방법 : e-발주시스템을 통한 온라인 제출
□ 제안서(증빙서류 등 포함)는 나라장터(e-발주시스템)를 통하여 제출하여
주시기 바랍니다.
□ 기술제안서는 다음과 같이 파일명을 지정하여 제출하시기 바랍니다.
○ 제안서 기명 식 무기명 식
○ 제안요약서 발표자료 기명 식 무기명 식
:
1 (= , 1 ) : 1 , 1
※ 무기명 자료는 업체명 및 로고 참여인력 등 업체를 나타낼 수 있는 명칭이나 표현 금지
,
○ 기타서류 입찰참가자격 및 기술능력평가 계량부문 검증용
(
) -
나라장터에서 출력한 “경쟁입찰참가자격등록증” 1부
-
법인 등기사항증명서(개인사업자인 경우 사업자등록증) 1부
- 인감증명서 및 사용인감계 등 각 1부
「중소기업제품 구매촉진 및 판로지원에 관한 법률」제 조 제 항에 따
- 33 1
라 중소기업자로 간주되는 특별법인일 경우 특별법인임을 확인할 수 있
는 서류 1부(해당자에 한함)
·
소기업 소상공인확인서> 신청을 증빙할 수 있는 서류 1부
- <
※ 단, 전자입찰서제출마감일 전일까지<소기업·소상공인확인서>를 발급받지못한업체에 한함
-
기술능력평가 내 계량 분야 증빙서류 : 경영상태 및 재무구조, 사업수행 실적
건별)사업실적증명서 및 세금계산서 , 경영상태 신용평가서 등
* ( □ 제안서 평가를 위한 조견표 작성
○ 조견표 등록일시 제안서 제출 이후 평가일 이전까지
○ 제안서 비교평가를 위해 제안서 목차 평가항목별 조견표를 가급적
:
~ ,
상기 등록기한내 등록하시기 바랍니다. 만일 조견표를 미등록 시에
는 비교평가가 불가하여 평가에 불이익을 받을 수 있습니다.
※ 조견표를 시스템에 미등록시에는 기타서류 내 포함하여 제출
※ 조견표 등록방법 : e-발주시스템(http://rfp.g2b.go.kr) > 제안 > 제안내역확인 >
조견표 버튼을 클릭하여 제출한 제안서의 목차, 평가항복별
해당 쪽수 등록
□ 제안서는 “조달업체 매뉴얼”을 참고하여 제안서를 온라인으로 제출하여
·
주시기 바라며, 이에 대한 자세한 사항은 조달청 e-발주시스템 유지
운영팀(042-724-6414, 6118, 6467)으로 문의하시기 바랍니다.
※ e-발주시스템(http://rfp.g2b.go.kr)
- 제안서 : 제안서 제출메뉴 → 평가분야의 ‘정성제안서' 선택 제출
- 발표자료(제안요약서) : 제안서 제출메뉴 → 평가분야의 '발표자료' 선택 제출(발표 평가 적용 시)
- 기타서류 (입찰참가자격 확인서류, 제안서에 기술한 정량평가 관련 증빙자료)
: 제안서제출메뉴→평가분야의'입찰서기타서류' 선택제출
□ 기타 유의사항
○ 제안서는 발주시스템을 통해 제출하여야 하며 반드시 발주시스템
e-
○ , e-
에서 “최종제출결과”란에서 제출여부를 확인하시기 바랍니다.
발주시스템을 통해 제출하는 제안서류 일체는 PDF 파일 형식으로
e-
제출하여야 하며, 총 용량은 300MB를 초과할 수 없습니다.
○ 입찰자는 반드시 제안서의 수신여부를 확인하여야 하며 미확인으로
,
발생되는 모든 책임은 입찰참가자에게 있습니다.
○ 제안서 제출확인 방법
-
나라장터를 통한 제안서 제출확인 방법
공고상세 “제안서 제출/결과확인” 버튼으로 제안서 제출여부 확인
발주시스템을 통해 제안서를 제출 한 경우
- e-
발주시스템 “제안 > 제안내역확인” 메뉴에서 제출여부 확인
e-
○ 제안서 제출 시 계약담당공무원의 제안관련 문의를 위하여 제안 담
당자정보를 입력하여 주시기 바랍니다. (이름, 전화번호 등)
○ 발주시스템을 통해 제출된 제안서를 기준으로 제출 여부를 판단함으로
e-
제안서(전자파일)가 마감일시까지 나라장터 서버에 수신되지 않을
경우와 첨부 파일의 하자인 경우 제출하지 아니한 것으로 간주하며,
제안서 미제출시 입찰 무효처리 됩니다. 단, 평가참고자료(발표자료, 제
안요약서 등) 미제출시 제안서와 제안서에 포함된 서류로만 평가합니다.
○「전자조달의 이용 및 촉진에 관한 법률 시행령」제 조 전자적 형태의
5
( 입찰서 제출) 제6항을 준용하여 처리합니다.
○ 우선협상대상자는 수요기관에서 요구할 경우 제안서 내용이 수록된
CD
9
또는 인쇄물형태의 제안서를 추가 제출하여야 합니다.
입찰의 무효 「 」 ·
□ 국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령 제39조(입찰서의 제출 접수
「 계약예규 용역입
및 입찰의 무효) 및 같은 법 시행규칙 제44조(입찰무효),
」 ( )
찰유의서 제12조(입찰의 무효)에 해당되는 입찰은 무효입니다.
□ 입찰참가자격등록증상의 상호 및 대표자(대표자가 다수인 경우 대표자 전원의
성명을 모두 등재, 각자 대표도 해당)가 법인등기부등본상(개인인 경우 사업자
등록증)의 상호, 대표자와 다른 경우에는 입찰참가자격등록증을 변경등록하고
입찰에 참여하여야 하며, 변경등록하지 않고 참여한 입찰은 무효입찰임을
알려드리오니 주의하시기 바랍니다. 다만, 등기관청에 상호 또는 대표자 변경
신고 후 변경사항이 확정되지 않아 입찰자에게 책임이 없는 사유로 입찰참가
자격 등록을 할 수 없어 변경 전 상호 또는 대표자 명의로 한 입찰은 유효한
입찰로 간주합니다.
「
」
「 계약예규 용역입찰유의서」제 조 입찰의 무효 에 정한 입찰무효 해당여부
□ 국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행규칙 제44조(입찰무효) 및
(
) 12 ( )
확인을 위하여 등록정보 확인을 위한 서류(법인등기부등본, 사업자등록증,
입찰대리인임을 확인할 수 있는 서류, 관련되는 면허 등을 증명하는 서류
등)를 요청하는 경우, 낙찰대상자는 관계서류를 조달청으로 제출하여야 합니다.
□ 입찰참가자격의 판단기준일은 입찰참가자격등록 마감일(기준일이 정해져 있는
경우에는 해당일)이며 마감일(일시가 정해져 있는 경우에는 해당일시)까지 참가
자격을 갖추지 않은 경우 무효입찰임을 알려드리오니 주의하시기 바랍니다.
10 청렴계약 이행 준수 「 」
□ 본 입찰은 국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 에 따른 청렴계약제가
적용됨에 따라 입찰자는 반드시 청렴계약이행을 위한 입찰특별유의서, 청렴
계약이행특수 조건 및 서약서의 내용을 숙지하고 입찰에 응하여야 하며, 위
관련 내용을 위반한 경우 발주기관의 조치에 대하여 어떠한 이의도 제기할수
없습니다.
□ 본 입찰에 참가하는 자는 청렴계약이행을 위한 청렴계약입찰유의서 및 특수
조건을 준수하겠다는 서약서를 제출한 것으로 간주하며, 최종낙찰자로 선정
될 경우 청렴계약이행서약서를 제출해야 합니다.
11 계약체결
□ 계약은 나라장터 전자계약으로 진행하며, 낙찰자로 선정된 자는 통보를
받은 후 5일 이내 관계서류, 산출내역서를 제출하고 계약을 체결하여야
합니다. 정당한 사유없이 정해진 기일내에 관계서류를 제출하지 않거나
계약을 체결하지 아니할 경우에는 계약을 포기하는 것으로 간주하며
부정당업자로 제재될 수 있습니다.
12 기타사항
□ 본 입찰은 조달청의 국가종합전자조달시스템을 이용한 입찰로써, 전자입찰 참가
희망업체의 전산장비부족이나 운영미숙으로 발생되는 모든 책임은 입찰참가자
에게 있습니다.
·
□ 입찰참가자격과 정부 입찰 계약집행기준, 규격서 등 입찰에 필요한 모든 사항
을 입찰 전에 완전히 숙지하고 입찰에 응해야 하며, 이를 숙지하지 못한 책임
은 입찰참가자에게 있습니다.
□ 입찰결과안내 : 조달청 국가종합전자조달시스템(https://www.g2b.go.kr)의 입찰
→
정보(용역 개찰 결과)를 이용하시기 바랍니다.
☎ □ 과업에 관한 사항은 우리단 기획성과팀( ☎ 리단 기획성과팀( 02-3706-1144), 02-3706-1146), 입찰에 관한 사항은 우 ☎ 전자입찰 이용 안내는 정부조달콜센터( 로 문의하시기 바랍니다. 1588-0800)
입찰․계약 관련 부패행위 발생시 신고제도 안내
우체국시설관리단은 입찰․계약 관련 부패행위 발생시 아래와 같이 신고제도를 운영하고
있으며, 외부고객과 직원 모두 신고가 가능합니다.
○ 부패신고
- 장소 : 홈페이지(www.poma.or.kr) - 고객마루 - 공익신고
- 내용 : 우체국시설관리단 직원 부정부패 및 비리사항 신고 등
2026. 10. 7.
경영전략처
(기획성과팀)
===== 03. 2026_과업지시서(기록물전수조사용역).hwp =====
전문화된 자산관리서비스로 고객의 풍요와 행복을 추구하는
2026년 중요기록물 전수조사 과 업 지 시 서 2026. 09. Ⅰ 사업개요 1. 추진목적
❍ 영구 · 준영구 중요기록물의 이중보존으로 재난 · 재해로부터 종이 기록물의 멸실 및 훼손 방지
❍ 중요기록물의 전수조사 작업으로 효율적인 기록물 관리 및 신속한 검색 · 활용을 통한 기록정보서비스 확대
2. 추진근거
공공기록물 관리에 관한 법률」 제18조(기록물의 등록・분류・편철 등), 제19조(기록물의 관리 등)
공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제37조(기록관 및 특수기록관의 보존 기록물 중 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전자적 관리) 제38조(기록관 및 특수기록관의 서고관리)
「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제14조(기록물의 정리), 제28조(서고 및 서가번호의 표시), 제31조(보존기록물의 점검)
3. 사업내용
가. 사 업 명 : 2026년 중요기록물 전수조사
나. 사업기간 : 계약일로부터 2개월
다. 사업장소 : 우체국시설관리단에서 지정한 장소
라. 사 업 량 : - 중요기록물 전수조사 : 약7,000권 - 기록물 폐기선별 : 약3,000권
※ 사업량은 전수조사 과정에서 약간의 증감이 있을 수 있음
마. 사업 내용 ‐ 비전자기록물 정리 및 목록화 작업 진행 ‐ 문서고내 기록물을 목록과 대조하여 검수
‐ 목록화 작업 후 수립된 서가배치 기준으로 재배치
‐ 폐기예정 기록물을 선별하여 정리 4. 사업완료 후 제출하는 성과물
❍ 준공계
2부
❍ 사업완료보고서(작업공정 사진 자료 포함)
2부
❍ 기록물목록 전산파일
1식
❍ 재배치 및 정리된 기록물
1식
❍ 유지보수 확약서 및 계획서
2부
❍ 보안확약서
1부
Ⅱ 기술부문 1. 사업 범위 및 자료의 특성 가. 구축범위
○ 사업대상 : 우체국시설관리단에 보존중인 중요기록물
나. 자료 특성과 유의사항
○ 대상 기록물은 우체국시설관리단 문서고에 보관되어 있음(기록물을 반출하지 않고 문서고에서 작업 진행)
○ 대상 기록물은 중요문서이며, 유일본인 관계로 원시자료의 사옥 내 작업장 외의 반출을 금지하며, 본 사업에 투입되는 일체의 장비는 지정장소에 비치하여 작업하여야 한다.
○ 기록물 전수조사는 충분한 오류 및 품질점검을 해야 함
○ 대상 기록물 중 일부 기록물의 훼손 상태가 심한 경우(노후화, 부분적인 파지 등) 취급과 목록화 작업 시 주의를 요하며, 수선·복원은 우체국시설관리단 담당자와 협의하여 결정해야 함
2. 기본방침 및 유의사항 가. 일반사항
○ 우체국시설관리단은 작업의 전 공정에 대해 관리감독 하며, 사업자는 작업과정에서 발생한 사안에 대하여 우체국시설관리단의 시정요구 등에 응해야 함
○ 사업자는 기록물 전수조사 사업과정에서 습득한 기술 등에 대해 우체국시설관리단 담당자에게 기술이전을 해야 함
○ 사업자는 목록화 작업을 위한 자료의 반출·반입 시 훼손 또는 분실이 발생하지 않도록 사전에 관리방안을 마련 및 시행하여야 하며, 만약 기록물의 훼손 또는 분실이 발생할 경우 일체의 행·재정적, 법률적 책임을 져야 함
○ 사업자는 우체국시설관리단과의 계약내용·기술지원요청 내용을 충실히 이행하여야 하며, 기록물 전수조사 과정에서 취득한 정보에 대해서는 필요한 보안조치를 강구하고 이를 위반한 경우에는 민·형사상 법적 책임을 져야 함
○ 효율적인 작업을 위하여 작업 전체에 대한 공정시스템을 구성한 후 운용해야 하며, 작업의 진행 상황을 수시로 파악할 수 있도록 조치하여야 함
○ 사업수행 중 추가로 발생하는 공정·인원에 대한 장비 및 비용 등의 제반 사항은 사업자가 부담하여야 함
○ 사업수행 완료 즉시 모든 성과품 및 산출물을 반환하여야 하며, 우체국시설관리단의 승인 없이 제3자에게 양도 또는 대여 불가
○ 사업자는 관련 법규 및 기술제안요청 내용에 따라 신의와 성실의 원칙에 입각하여 사업을 수행하여야 하며, 계약서에 포함되지 않은 사항이라도 본 사업을 추진하는데 있어 필수적이라고 판단되는 사항은 모두 이 사업의 작업 범위에 포함되는 것으로 결정 및 동의
○ 개인정보가 포함된 기록물의 전수조사 작업을 위하여 개인정보 처리 위탁 계약서 작성 및 개인정보 처리 위탁 업무 시행
나. 특수사항
○ 사업자는 사업기간 및 하자담보기간 동안 기록물 관련 규정의 변경으로 인한 본 사업의 Data Migration, Upgrade 등 전반적인 상황에 대하여 우체국시설관리단과 협조하여 이상 없이 기술지원 제공
○ 사업자는 입력 작업에 필요한 모든 장비 및 기술, 전문 인력을 확보하여 과업수행에 성실히 임하여야 함(비용은 사업자가 일체부담)
○ 전수조사 산출물의 안정성을 확보하기 위하여 반드시 전문적인 공정관리 시스템을 활용하여 공정관리(기록물 목록화 작업)가 이루어져야 함
○ 기타 기록물 전수조사 작업 시 의견이 상충되는 부분은 우체국시설관리단의 본 사업 담당자와 협의 후 협의서를 작성하여 처리함
다. 유의사항
○ 사업자는 본 사업의 세부 작업방법인 다음과 같은 법규와 지침 등을 충분히 숙지한 후 수행하도록 해야 함
- 공공기록물 관리에 관한 법률 ․ 시행령 ․ 시행규칙
- 개인정보보호법 ․ 시행령 ․ 시행규칙
- 행정효율과 협업 촉진에 관한 규정 ․ 시행규칙
- 2026년 기록물 관리지침 (국가기록원)
- 2026년 공공기관 기록물관리 지침 (국가기록원)
○ 전수조사 작업에 필요한 작업공정을 일원화하고 작업 지침을 표준화함으로써 전수조사 작업자가 다르더라도 일관된 공정과 품질에 의해 작업이 진행될 수 있도록 하고, 기록물 취급과 관련하여 훼손․ 망실 등을 방지하기 위한 작업 지침을 마련하는 등 작업자에 대한 지속적인 교육을 실시해야 함
○ 우체국시설관리단의 감독하에 편철 상태 확인 후 보관 및 반입 조치
○ 목록화 작업 및 검증작업 과정을 표준화하고, 이에 필요한 사항을 검증 리스트를 통해 검증함으로써 결과 산출물의 고품질을 확보해야 함
○ 본 사업에 직접 참여하는 모든 인원은 「보안서약서」(사업착수 시 작성)를 작성하여 제출해야 함
○ 사업자는 각각의 공정별로 작업 진행 상황 및 향후 추진계획을 작성하여 주간 단위로 서면 보고하여야 하며, 특이사항의 발생 또는 우체국시설관리단 요구 시 수시 보고
○ 작업장에 출입하는 인원에 대한 출입자 명부를 작성하여 제출
○ 사업 완료 후 용역사업관련 자료를 모두 반납하고 복사본 등 일체의 자료를 삭제하여야 하며, 용역사업관련 자료를 보유하고 있지 않다는 보안확약서를 제출해야 함.
3. 작업절차 및 상세 요구사항 가. 작업절차
① 사전 조사 및 방향 수립 ⇒ ② 폐기 대상 기록물 선별 ⇒ ③ 기록물 임시 배치
⇒ ④ 기록물 전수조사 ⇒ ⑤ 기록물 서가 재배치 ⇒ ⑥ 라벨 부착
⇒ ⑦ 점검 및 정리 결과 목록화 ⇒ ⑧ 최종 검수 및 산출물 제출
1) 사전 조사 및 방향 수립
- 기록물의 형태, 배치 현황, 서고 위치, 작업 환경 확보, 기록물의 양과 종류, 상태 등의 구체적인 현황을 사전 파악하여 정해진 기간 내 과업을 완수할 수 있도록 작업 절차, 작업 방법, 투입 인력 규모 등을 설계하고 작업 매뉴얼, 세부 일정 계획 수립
- 기록물의 중요도, 복본, 사본 여부 등을 종합적으로 고려하여 사업 대상 포함 여부를 결정하여야 하며, 사업 대상으로서 적절하지 않을 것으로 판단되는 경우 감독관과 협의하여 조정
- 사업량이 최종 확정되면 그에 걸맞은 세부 사업 계획을 실행하고 적정 인원을 배정하여야 하며, 작업공간에 작업 수행을 위한 제반 장비를 설치하여 작업장 구축
- 사업의 원활한 수행을 위한 필요 인력, 장비, 이관 대책 등 수립
- PM은 각 공정의 처리 절차를 매뉴얼화하고 작업인력을 대상으로 사전 교육하여야 함
- 훼손 위험성이 있는 기록물에 대한 사전 대책 수립 필요
2) 폐기 대상 기록물 선별
- 우체국시설관리단 기록물평가심의회의 결정에 따라, 최종 폐기 대상으로 확정된 기록물을 선별하는 과정에서 다른 기록물(보존 대상 기록물)과 구분하여 관리될 수 있도록 조치하여야 함
- 선별 대상이 아닌 기록물(보존 대상 기록물)이 폐기 대상으로 잘못 선별되는 오류가 발생하지 않도록 선별 작업 내 실물 검수를 수시로 병행하여야 함
3) 기록물 임시 서가 배치
- PM은 임시 서가배치를 위해 서고·서가 위치 파악, 필요한 물품 준비, 투입 인력에 대한 안전 교육 등 사전 준비를 철저히 하여야 함
4) 기록물 전수조사 - 사업대상 기록물에 대한 전수조사 진행
- 목록화 항목 : 생산부서, 보존기간, 생산연도, 종료연도, 철제목 등
- PM은 작업 인력을 대상으로 철저한 사전 교육 및 지도·감독을 하여 작업에 누락 되는 기록물이 없도록 철저하게 조사하여야 함
- 기록물 편철상태, 상자 편성상태 등 전반적인 보존 상태 검사
- 보수가 요구되는 기록물에 대한 보수 작업 실시
- 기록물 등록 정보 오탈자 수정 및 위치 정보(서고-서가-층-열) 정비
- 기록물을 재정리하여 공간 확보 - 기록물에 대한 정리 및 철 목록 검사
- 특이 사항 발생 시 감독관과 수시 협의하여 작업의 일관성을 제고하여야 함
- 전수조사 및 정리완료된 기록물을 대상으로 검증담당자를 지정하고 검증작업을 수행하여 산출물의 품질이 보장되도록 하여야 함
5) 기록물 서가 재배치
- 일괄적이고 체계적인 서가 재배치 작업이 이루어질 수 있도록 보존 장소의 환경을 고려한 정리 및 보관체계를 마련하고, 기록물 유형, 생산부서, 생산연도, 보존기간별로 서가 재배치한다.
- 기록물 위치 정보를 식별할 수 있도록 서가별 고유번호를 부여하고 서가 배치도를 작성한다,
6) 라벨 부착
- 기록물철 기준으로 지정된 위치에 열전사 리본 인쇄방식을 적용한 폴리 재질의 PET 라벨을 부착하여야 함
7) 전수조사 결과 목록화
- 전수조사 및 정리가 완료된 기록물에 대한 목록화 작업 추진
- 작업을 완료한 목록에 대한 품질검사를 실시하고 검사 결과 정확도가 99.9% 이상이면 작업을 완료하고, 그 이하일 시에는 재작업하여야 함
- PM은 최종검수 및 재작업 일정까지 고려하여 사업 기간 내 납품이 가능하도록 작업 일정을 수립하여야 함
8) 최종 검수 및 산출물 제출
- 감독관이 작업 완료된 산출물의 품질을 꼼꼼하게 전수 검수할 시간이 부족하므로 사업자는 기록물 검수 경험이 있는 인력을 상주시켜 감독관의 검수를 지원하여야 함
- 최종 검수 시, 오류가 발견되면 재작업 후 납품하여야 하며, 오류가 발견되지 않으면 최종 납품 가능
※ 본 사업의 과업량은 기록물 보존서고에서 보관 중인 기록물의 추정치이며 전수조사 결과에 따라 일부 변동될 수 있음
나. 상세 요구사항 (1) 요구사항 목록 구분/설명 No 요구사항 ID 요구사항명 체계 장비구성 요구사항 1 ECR-001 작업환경 구축 2 ECR-002 공정관리체계 구축 기록물 정리 요구사항 3 RAR-001 사전준비 4 RAR-002 비전자기록물 전수조사 및 폐기선별 데이터 요구사항 5 DAR-001 데이터 표준 준수 및 등록 6 DAR-002 기록물 목록화 실행 품질 요구사항 7 QUR-001 품질 확보 방안 8 QUR-002 검증 작업 표준화 9 QUR-003 DB 정합성 검증 보안 요구사항 10 SER-001 보안관리규정 및 지침 준수 11 SER-002 관계법령 준수 및 교육실시 프로젝트 관리 요구사항 12 PMR-001 사업수행조직관리 13 PMR-002 산출물 관리 14 PMR-003 프로젝트 관리 방법론 15 PMR-004 요구사항 관리 16 PMR-005 일정 관리 17 PMR-006 위험 관리 18 PMR-007 의사소통 관리 19 PMR-008 품질 관리 프로젝트 지원 요구사항 20 PSR-001 교육 및 기술지원 21 PSR-002 하자 및 유지보수 (2) 요구사항별 세부내용 ① 체계 장비구성 요구사항 (ECR) 요구사항 고유번호 ECR-001 요구사항 명칭 작업환경 구축 요구사항 분류 체계 장비구성 요구사항 요구사항 상세설명 정의 작업을 위한 시스템 장비도입 등 환경 구축 세부 내용
❍ 설치되는 작업용 PC는 작업장 내 작업용 PC 이외의 장비와 네트워크 구성이 차단되어야 함
❍ 공정에 사용하는 모든 소프트웨어는 정품으로 설치 및 사용하여야 함
❍ 작업장에 설치되는 모든 네트워크 장비는 목록대장을 작성하여야 하며 투입되는 PC는 우체국시설관리단의 허가를 받아야 함
❍ 투입된 PC(노트북 포함)가 외부로 반출될 경우 반드시 우체국시설관리단의 허가를 받아야 하며 작업 시 활용된 하드디스크를 비롯한 저장매체는 사업완료 후 Low Level Format을 통해 초기화 해야 함
❍ 투입된 장비는 자체적으로 유지보수를 운영할 수 있는 인력을 보유 및 운영하고 있어야 하며, 월 1회 이상 정기적인 유지보수를 실시하여 사업수행에 지장이 없어야 함
산출정보 요구사항 고유번호 ECR-002 요구사항 명칭 공정관리체계 구축 요구사항 분류 체계 장비구성 요구사항 요구사항 상세설명 정의 DB구축 사업을 위한 공정관리 체계 구축 세부 내용
❍ 원활한 사업 진행을 위한 공정관리 체계 구축
❍ 작업공정별 작업이력을 확인할 수 있어야 함
❍ 사업대상 중 발생할 수 있는 사업대상 기록물에 대한 열람 요청에 대응할 수 있는 검색 체계 제공
❍ 주간·월간 작업내역 확인 등 사업진행 과정에서 필요한 공정지원과 사업관리가 이뤄져야 함
❍ 사업과정 중에 구축되는 DB는 일괄로 관리되어야 하며 모니터링 할 수 있어야 함
산출정보 ② 기록물 정리 요구사항 (RAR) 요구사항 고유번호 RAR-001 요구사항 명칭 사전준비 요구사항 분류 기록물 정리 요구사항 요구사항 상세설명 정의 사업이행방안 마련(준비단계) 세부 내용 ❍ 보안사고 예방을 위한 이행방안 작성 ❍ 국가기록원 기록관리 지침·매뉴얼 등 준수 산출정보 요구사항 고유번호 RAR-002 요구사항 명칭 비전자기록물 전수조사 및 폐기선별 요구사항 분류 기록물 정리 요구사항 요구사항 상세설명 정의 비전자기록물 전수조사 및 폐기선별 방법 세부 내용
❍ 점검항목: 관리번호, 처리과, 부서명, 서가정보(위치정보), 문서번호, 보존기간, 생산연도, 철제목, 등
❍ 전수조사 중 사업 대상 기록물의 열람 요청 시 대응 필요
❍ 공공기록물 관련 법령 및 지침 등을 적용하여 작업 진행해야 하며, 기타 사항의 경우, 담당자와 사전 협의
❍ 기록관 보존 기록 및 미정리 기록물 정리
❍ 기록물 정보를 수정해야 하는 경우 실물 수정 및 바코드라벨 재부착 등 (기록물철, 보존상자 등 포함)
❍ 전수조사이 완료된 이후 물리적 관리 및 논리적 관리가 가능하여야 함
* 전수조사, 이관 등이 완료된 후 서가재배치 등의 내역을 반영하여,
실제서가의 기록물 위치와 문서고 기록물 목록의 정보가 일치하여야 함
❍ 폐기 시 파쇄 지원
❍ 폐기선별된 목록은 이력 관리가 가능하도록 관련 정보 기록
❍ 완료 된 기록물은 신규 라벨부착
❍ 기록물 이관·폐기·정리 등을 최종 반영한 기록물 목록 제출
❍ 최종목록의 10% 검수 ※ 오류사항이 발견된 경우 재점검
산출정보 서고 기록물 목록, 폐기(파쇄) 증빙서류 ③ 데이터 요구사항(DAR) 요구사항 고유번호 DAR-002 요구사항 명칭 기록물 목록화 실행 요구사항 분류 데이터 요구사항 요구사항 상세설명 정의 기록물 목록화 실행 세부 내용
❍ 사전조사(구축대상 기록물 및 작업 공간 확보)
사업자는 기관 기록물 담당자와 상의한 후 기록물 선별.
❍ 비전자기록물 정리
훼손이 심한 기록물은 따로 정리하여 훼손 방지
❍ 기록물철 등록 검증
사업자는 정리 및 목록입력이 완료된 기록물에 대해 전수 확인을 실시하되, 검수경험이 풍부한 검수요원 인력을 상주·지원
❍ 기록물철 메타데이터 등록
최종 기록물 등록은 서고/서가 위치정보를 포함하여 등록
❍ 기록물철 등록 검증
기록물철 등록이 완료된 기록물에 대하여 메타데이터 검증 진행
기록물철의 메타데이터 정보 발췌가 적정한지 여부 조사
등록된 메타데이터 항목의 발췌 누락, 항목 적절성, 오탈자 여부 검사
❍ 기록물 서가 배치
보존 상자에 표기된 관리번호 순서에 따라 서가에 배치
❍ 기록물 위치정보 등록 기록물 목록에 위치정보 등록 ❍ 최종검수 및 납품
오류 없는 고품질의 결과물을 확보하기 위해 담당자를 지정하여 표본 검사를 시행하며, 이 경우 표본검사는 전체 구축 물량에서 가능한 수량을 대상으로 실시
최종 산출물에 대하여 최종검수를 진행하고, 사업 대상량의 10%를 대상으로 검수한다. 최종검수 시 오류가 발견되지 않으면 최종 산출물을 납품 한 것으로 하고, 오류 발견 시 재작업 후 납품
산출정보 서 요구사항 고유번호 DAR-001 요구사항 명칭 데이터 표준 준수 및 등록 요구사항 분류 데이터 요구사항 요구사항 상세설명 정의 메타데이터 표준 준수 요구사항 세부 내용
❍ 업무처리 절차, 업무처리, 데이터 입력에 필요한 정보 항목 및 규격은 다음의 표준 및 지침을 준수해야 함
- “공공기록물 관리에 관한 법률”(시행령, 시행규칙 포함) 및 국가기록원이 제시하는 기록관리표준·지침·매뉴얼·규격 등(국가, 공공, 원내)
- 국제표준 : ISO 15489, ISO 23081
❍ 구축 전 사전 협의를 통해 과업을 진행하며, 필요 시 우선선위, 일정 수립 후 계획에 의하여 자료를 구축하여야 함.
산출정보 ④ 품질 요구사항(QUR) 요구사항 고유번호 QUR-001 요구사항 명칭 품질 확보 방안 요구사항 분류 품질 요구사항 요구사항 세부내용 정의 품질요구수준 목표 설정 및 지원 사항 규정 세부 내용
❍ 국가기록원 지침을 준수하여 사업의 전 공정이 표준화된 관리방침에 의해 이루어지도록 조치
* 공정이 시작되기 전에 담당자와 충분히 세부 작업 방향 및 방법에 대해 협의 후 진행
- 품질보증의 범위, 품질보증을 위한 조직, 절차, 점검방법 등을 제시해야 함
- 제안사는 품질보증을 보장하기 위한 품질보증방안을 제시해야 함
❍ 관련 법률, 표준, 규정 및 지침에 근거하여 기록물 정리·목록 작성 완료시마다 품질검사 실시
❍ 작업의 일관성, 고품질 보장을 위해 작업 지침의 통일 후 관련 인원이 활용 가능하도록 매뉴얼을 작성하여 교육을 실시
- PM는 작업인력을 대상으로 사전교육을 실시
- 사전교육의 내용은 기록물 정리, 폐기, 반출, 분류, 넘버링, 목록 입력, 재편철 등 전체 프로세스를 포괄
❍ 체계적인 품질관리 활동을 수행하기 위한 기준 및 요건을 수립하고 품질 보증활동 수행
- 품질요건 및 사용자 요구조건 만족에 관한 사항 사전정리
- 단계별 품질목표에 부합하는 산출물 품질점검
❍ 품질검토 회의 시 제시된 지적 및 수정보완 요청사항에 대한 조치결과를 차기 회의 시 업무보고 실시
❍ 사업자는 담당자와 확인 하에 기록물 특성별 업무처리 절차 및 지침을 확정하고, 예외 사항에 대한 처리방안을 마련
❍ 사업결과물의 작업자 전수검사 및 기록물관리 전문요원 표본검사 수행
❍ 사업자는 검수계획에 따라 중간 및 최종 검수에 응해야 하며, 문제 발생 시 신속히 처리하여 재검수를 받아야 함
- 제안사는 검수 계획을 수립하고, 요구사항 별로 적합/부적합을 판정할 수 있는 테스트를 준비하는 등 검수에 필요한 사항을 제공해야 함.
산출정보 요구사항 고유번호 QUR-002 요구사항 명칭 검증 작업 표준화 요구사항 분류 품질 요구사항 요구사항 상세설명 정의 고품질 실현 세부 내용
❍ 입력 및 검증 작업 과정을 표준화하고, 이에 필요한 사항은 검증리스트를 통해 검증함으로써, 결과 산출물의 고품질을 확보해야 함
❍ 3단계 점검을 통한 DB 품질 99.9% 이상의 고품질화 실현
- 1단계 : DB작업자에 의한 검수 - 2단계 : 주관사업자 검수팀에 의한 검수 - 3단계 : 주관기관의 검수를 통한 피드백 산출정보 요구사항 고유번호 QUR-003 요구사항 명칭 DB 정합성 검증 요구사항 분류 품질 요구사항 요구사항 상세설명 정의 데이터 정합성 검증 수행 세부 내용
❍ 고품질 확보를 위해 주요 검색 값에 대한 100% 육안검수 진행
산출정보 ⑤ 보안 요구사항 (SER) 요구사항 고유번호 SER-001 요구사항 명칭 보안관리규정 및 지침 준수 요구사항 분류 보안 요구사항 요구사항 세부내용 정의 보안업무규정 등 보안관리 지침 준수 세부 내용
❍ 사업 수행 중 인원, 문서 및 전산자료 보안 등 아래의 보안관리 사항을 준수하여야 한다.
❍ 사업대상의 문서는 작업장 외 반출을 금지하며, 지정된 장소에서 상주하고 작업하여야 하며, 보안성 유지를 위한 대책을 수립하여 시행하여야 한다.
❍ 참여인력에 대한 신원조사 결과 결격사유가 있는 자에 대한 교체를 요구할 수 있으며, 사업자는 이를 수용하여야 한다.
① 참여 인력에 대한 보안관리 • 사업 착수 시
- 사업 참여인원에 대해서는 사업투입 전, 보안서약서를 제출하여야 한다.
- 계약업체는 용역사업 수행 전 참여인원에 대해 법률 또는 우체국시설관리단 규정에 의한 비밀유지의무 준수 및 위반 시 처벌내용 등에 대한 보안교육을 실시하여야 한다.
• 사업 수행 시
- 계약업체는 보안인식강화를 위해 우체국시설관리단이 요구하는 보안교육에 참석하여야 한다.
• 사업 종료 시
- 계약업체는 우체국시설관리단으로부터 제공받는 문서 및 중간, 최종산출물 등 모든 자료를 전량 반납하고 삭제하여야 한다.
- 계약업체는 사업관련 자료를 보유하고 있지 않으며, 이를 위반 시 향후 법적책임이 있음을 포함한 “보안 확약서”를 작성하여 우체국시설관리단에 제출하여야 한다.
② 문서 및 전산자료보안 • 문서 및 전산자료 보안 일반
- 우체국시설관리단 「보안업무규정」 및 「정보보안 관리지침」에 의거 정보통신망 구성도, 용역 산출물 및 개인정보 등 누출금지 정보는 비공개자료로 분류하여 관리해야 한다.
- 계약업체는 비공개자료 중 출력물 형태로 제공받는 자료에 대해서는“자료관리대장”을 작성하여 인계자(우체국시설관리단)와 인수자(계약업체 관리책임자)가 직접 서명한 후 인계‧인수해야 한다.
- 계약업체는 우체국시설관리단이 제공한 비공개 자료는 매일 퇴근 시 반납하고 비공개문서를 제외한 일반문서는 잠금장치가 있는 보관함에 보관‧관리해야 한다.
- 아래의 누출금지 대상정보에 대한 보안관리 계획을 사업제안서에 기재하여야 하며, 해당 정보 누출시 발주기관은 지방계약법 시행령 제92조에 따라 부정당업체로 등록함.
〈 누출금지 대상정보 〉 ① 우체국시설관리단과 관련된 일체의 정보
② 개인정보보호법 제9조1항에 따라 비공개 대상 정보로 분류된 기관 내부문서
③ 개인정보보호법 제2조1호의 개인정보
④ 보안업무규정 제4조의 비밀, 同 시행규칙 제16조3항의 대외비
⑤ 기타 우체국시설관리단에서 공개가 불가하다고 판단한 자료
• 온라인 보안관리
사업수행 관련자료 및 사업과정에서 생산된 모든 산출물은 담당자 PC에 저장․관리해야하고, 계약업체의 개인 PC 등에 이를 보관할 수 없다.
계약업체가 사용하는 노트북․PC는 인터넷 연결을 금지한다. 다만, 사업 수행상 필요한 경우 우체국시설관리단에서 제공하는 별도 승인된 장소에서 이용 할 수 있다.
계약업체는 인터넷 이용 시 접속이 제한된 사이트 및 인터넷 파일공유사이트 등에 접속을 시도하여서는 아니 되며, 사업수행 관련 자료는 인터넷, 웹하드 등 인터넷 자료공유사이트 및 개인 메일함에 저장을 금지한다.
③ 사무실 및 매체․장비 반출입 보안 • 사무실 보안
계약업체는 사무실 또는 용역 업무를 수행하는 공간은 상호 협의 하에 정하고 그 공간에 대해 보안점검을 매일 실시하여야 하며, 결과 내용에 대해 담당자의 확인 및 개선 조치요구에 따라야 한다.
• 매체 및 장비 반출입 보안
계약업체는 PC, 노트북 및 USB 등 이동식 보조기억매체를 우체국시설관리단 내로 반출‧입 할 수 없다. 다만, 그 필요성을 인정한 경우에는 담당자 승인에 따라 반입할 수 있다.
용역사업에 이용되는 노트북․PC에 상시 업데이트가 가능한 정품백신 등 PC보안 프로그램을 설치하여야 한다.
산출정보 보안서약서 및 확약서 요구사항 고유번호 SER-002 요구사항 명칭 관계법령 준수 및 교육 실시 요구사항 분류 보안 요구사항 요구사항 세부내용 정의
공공기록물법, 개인정보보호법, 정보통신망법, 소방법 등 관련법령 준수
세부 내용
❍ 제안사는 모든 성과물을 임의로 복사 또는 외부로 유출시키거나 다른 목적을 위해 절대 사용할 수 없다.
❍ 제안사는 과업수행 중 과업 참여자를 교체할 경우 우체국시설관리단의 승인을 받아야 하며, 인계인수를 철저히 하여 자료의 외부유출을 사전에 방지하여야 한다.
❍ 우체국시설관리단에서는 제안사의 보안관리 상태를 수시로 지도 점검하여 보안 대책을 위반하였을 때에는 시정요구 또는 참여 인력의 교체를 요구할 수 있다.
❍ 제안사는 기타 과업수행 시 보안상 결함이 없도록 하여야 하며 보안사항 불이행으로 발생되는 모든 법적(형사, 민사) 책임을 져야 한다.
❍ 제안사는 과업수행 전후를 막론하고 본 과업과 관련하여 업무상 취득한 제반사실에 대하여 우체국시설관리단의 사전 승인 없이 공표하거나 누설할 수 없다.
❍ 제안사는 보안관계규정이 정하는 바에 따라 보안대책을 수립․제출하고 시행하여야 하며, 보안과 비밀유지에 관련되는 제반사항 및 관련 법규를 이행하여야 한다.
- 제안사는 사업 수행 전과 사업 수행 중 주기적으로 보안 교육 실시 후 결과 제출
❍ 제안사는 본 사업을 수행함에 있어 상기사항 불이행시 관련 법령에 따라 처벌받을 수 있고, 지방계약법 시행령 제92조에 따라 “부정당업자의 입찰참가자격 제한”으로 제재를 받을 수 있다.
산출정보 ⑥ 프로젝트 관리 요구사항 (PMR) 요구사항 고유번호 PMR-001 요구사항 명칭 사업수행조직관리 요구사항 분류 프로젝트 관리 요구사항 요구사항 세부내용 정의 프로젝트 수행 조직에 대한 구성 및 관리 세부 내용
❍ 계약상대자는 해당 계약의 수행에 필요한 기술과 경험을 가진 근로자를 채용하여야 하며 근로자의 행위에 대하여 모든 책임을 져야 한다.
❍ ‘사업수행조직관리 계획서’에는 다음 사항이 포함되어야 한다.
- 프로젝트 수행 시 투입인력 현황(이력사항, 자격사항 등)
* PM은 사업기간 중 사업장에 상주하여 검수 완료 후 안정화 될 때까지 그 책임을 다하여야 함
- 조직도 및 프로젝트 업무분장 및 책임
❍ 기록물관리 전문요원은 품질관리 및 모든 작업절차의 최종 검증에 반드시 참여하여 고품질을 보장하여야 한다.
❍ PM, 품질관리자는 경우 다음의 조건을 충족하는 자를 우대 및 권장한다.
- 동일사업 수행 경험이 있는 자 - 기록관리전문요원 자격을 취득한 자
❍ 사업참여 직원 및 일반 작업자의 교육훈련 계획을 수립하고 교육을 실시하여 공정에 차질이 없도록 하여야 한다.
❍ 사업자 선정 이후 주관기관의 요구 등 특별한 사유가 없는 한 투입인력을 교체·변경 할 수 없으며, 부득이하게 인력을 교체 하고자 할 경우 사전에 변동사유와 교체 참여인력에 대한 담당자 승인을 받은 후 투입되어야 함
❍ 사업참여인력의 자격과 기술 등이 사업수행에 부적합하다고 판단되는 경우, 일부 교체를 요구할 수 있으며 사업자는 정당한 사유가 없는 한 이에 따라야 한다.
산출정보 요구사항 고유번호 PMR-002 요구사항 명칭 산출물 관리 요구사항 분류 프로젝트 관리 요구사항 요구사항 세부내용 정의 산출물 관리 세부 내용
❍ 계약업체는 사업 수행기간 및 수행완료 후, 다음의 산출물을 제출하여야 하며 세부 제출사항은 담당자와 협의 후 바뀔 수 있다.
❍ 납품 대상 산출물(파일 1부 포함) 산출물 제출시기 제출형태 수량 사업수행 계획서 착수계 제출 시 문서 1부 기록물 목록 해당공정 완료 직후 문서 1부 보안확약서 준공계 제출 시 문서 1부 주간·월간 보고서 주간·월간 문서 1부 완료보고서 사업종료 이전 문서 1부 하자 및 유지보수 계획서 사업종료 이전 문서 1부 산출정보 상기 기재된 항목들 요구사항 고유번호 PMR-003 요구사항 명칭 프로젝트 관리 방법론 요구사항 분류 프로젝트 관리 요구사항 요구사항 세부내용 정의 프로젝트 관리 요구사항 세부 내용
❍ 사업범위, 일정, 비용, 인력, 위험, 품질관리, 형상관리, 산출물에 대한 관리 방안 등을 포함 한 관리 방법론을 제안해야 함
산출정보 요구사항 고유번호 PMR-004 요구사항 명칭 요구사항 관리 요구사항 분류 프로젝트 관리 요구사항 요구사항 세부내용 정의 요구사항 관리 요구사항 세부 내용
❍ 제안사는 요구사항 관리 및 단계별 추적관리 방안을 제시하여야 함
❍ 본 용역의 수행 중 용역 범위에 증감이 발생하거나 기타 필요하다고 인정할 경우에는 상호 합의 하에 제안서의 내용을 조정할 수 있음
산출정보 요구사항 고유번호 PMR-005 요구사항 명칭 일정 관리 요구사항 분류 프로젝트 관리 요구사항 요구사항 세부내용 정의 일정 관리 요구사항 세부 내용
❍ 각 단계별 시스템의 기능을 명확히 하여 타당성 있고 현실성 있는 일정을 수립․제시하여야 함
❍ 계약일로부터 사업완료일까지 사업수행계획서에 제시된 사업수행 절차에 따른 현재의 구체적인 공정 및 진행사항, 문제점 및 대안 등에 대한 주·월간보고서를 착수일 기준 매주/매월 작성 및 제출해야 함
❍ 본 용역의 수행 중 불가항력적인 사유 및 부득이한 사유 등으로 당초 공정대로 시행이 어려울 경우 승인을 얻어 기간을 조정할 수 있음
산출정보 요구사항 고유번호 PMR-006 요구사항 명칭 위험 관리 요구사항 분류 프로젝트 관리 요구사항 요구사항 세부내용 정의 위험 관리 요구사항 세부 내용
❍ 보안, 일정지연, 품질저하, 장비 변경에 따르는 예산 초과 등 위험 발생을 사전 예방하고, 위험 발생 시 사후 대처방안을 제시하여야 함
❍ 프로젝트 추진과정에서 요구되는 진척/위험/변경사항의 관리방안 및 지속적으로 문제를 파악 관리할 수 있는 방안을 제시하여야 함
❍ 장애 상황별 대응방안 제시 및 지원체계를 마련해야 함
산출정보 요구사항 고유번호 PMR-007 요구사항 명칭 의사소통 관리 요구사항 분류 프로젝트 관리 요구사항 요구사항 세부내용 정의 의사소통 관리 요구사항 세부 내용
❍ 제안사는 사업수행 기간 동안 아래 보고방안을 마련하여야 하며, 사업책임자를 사업기간의 100% 투입하여 항상 상황대응 및 의사소통 체계를 갖추어야 한다.
종류
내
용
착수보고
❍ 선정된 사업자는 계약일로부터 10일 이내에 계약서 등을 근거로 일정계획, 교육계획, 하자보수 계획 등 구체적인 수행계획서를 작성‧제출
정기보고
❍ 사업진행에 대한 업무내용, 진척사항, 기자재반입 상황, 기타 특기사항을 기록한 업무일지를 작성하여 주간, 월간단위로 작성‧제출
중간보고
❍ 분석 및 설계 단계 완료 후 분석결과와 향후 추진계획을 점검하여 중간보고서를 작성․제출
완료보고
❍ 사업종료 이전에 과업내용서 등 용역설계서의 업무 범위에 포함된 사항에 대한 최종 보고서의 초안을 작성․제출하고 사업종료 후 14일 이내에 최종보고서 제출
최종보고 ❍ 완료보고서 1부 산출정보 요구사항 고유번호 PMR-008 요구사항 명칭 품질 관리 요구사항 분류 프로젝트 관리 요구사항 요구사항 세부내용 정의 품질 관리 요구사항 세부 내용
❍ 제안사는 품질보증을 보장하기 위한 품질보증방안을 제시하여야 함
❍ 품질보증의 범위, 절차, 점검방법 등을 제시하여야 함
❍ 제안사는 본 과업성과의 품질을 높이고 보증하는 데 최선을 다하여야 하며, 성과물의 품질 향상을 위한 발주자의 지시를 성실히 이행해야 함
❍ 제안사가 대외적으로 인정받을만한 품질보증 관련 인증을 받은 경우 입증할 수 있는 근거 서류를 제시하여야 함
산출정보 ⑦ 프로젝트 지원 요구사항 (PSR) 요구사항 고유번호 PSR-001 요구사항 명칭 교육 및 기술지원 요구사항 분류 프로젝트 지원 요구사항 요구사항 세부내용 정의 교육지원 요구사항 세부 내용
❍ 과업 수행 및 산출물의 인수 등을 위해 전문지식의 습득이 필요한 경우, 기술지원 계획을 상세히 제시하고, 적극 지원하여야 한다.
❍ 교육계획서에는 교육 훈련에 대한 목적 및 내용, 교육대상, 방법, 일정, 장소, 강사진 등에 대한 상세사항을 포함해야 함
❍ 교육에 따른 교재 및 소요경비는 업체가 지원하는 것을 기본으로 하나, 부득이한 경우 발주기관과 협의하여 조정 가능
산출정보 요구사항 고유번호 PSR-002 요구사항 명칭 하자 및 유지보수 요구사항 분류 프로젝트 지원 요구사항 요구사항 세부내용 정의 하자보수 요구사항 세부 내용
❍ 주관사업자는 본 사업 완료 후 최종산출물이 지속적으로 안정성을 확보할 수 있도록 품질안정화 기간(1개월)을 운영하는 등 무상 하자보수 세부계획을 제시하여야 함
❍ 주관사업자는 다음과 같은 사항을 하자보수 활동에 포함시켜야 함
- 분야별 지원범위 및 방법
- 단계별 장애를 분류하여 체계적이고 효과적인 백업 및 복구 방안
❍ 산출물에 대한 무상하자보수기간은 본 사업 종료(사업에 대한 검사를 수행하여 최종산출물을 인도한 날을 말함) 후 12개월임
❍ 사업자는 과업완료 후 제출한 모든 산출물에 대한 문제가 발생하였을 경우 1일 이내에 하자보수에 응해야 하며, 하자 통보를 받은 날로부터 7일 이내에 재작업 하여 제출해야 하고, 이때 비용은 사업자가 전액 부담
❍ 하자보수 지원은 공무원 근무시간을 기준으로 하되 발주기관의 요구가 있을 경우 근무시간 및 휴일에 관계없이 지원하여야 함
❍ 무상 하자보수 기간에는 기록물 정리 상태 불량, DB 오류, 장애 발생 등 시 원인 분석 및 복구 등 즉각적인 조치가 가능하도록 기술지원부서, 지원인력에 대한 비상연락체계 유지, 대체장비 확보 등을 상시 이행하여야 함
❍ 타 시스템과의 연계 시 시스템간 연계가 원활하게 이루어질 수 있도록 타 시스템 개발 또는 관리자와의 원만한 협조 관계를 유지하여야 하며 필요 시 기술지원을 하여야 함
산출정보 하자 및 유지보수 계획서 Ⅲ 관리부문 1. 인력 구성 가. 사업 참여 인력의 요건
○ 모든 인력은 본 사업수행에 가장 적합한 사람이 참여할 수 있도록 엄선해야 함
○ 용역책임자 및 PM은 동일사업의 유경험자로서 사업 전 공정의 업무를 숙지하고 있어야 한다.
○ 사업에 투입되는 정직원은 재직증명서 및 해당업체의 재직여부를 확인할 수 있는 증명서를 제출
○ 과업 수행 중 중대한 과오를 범하여 우체국시설관리단에서 인력교체 요구 시 15일 이내 교체
○ 사업 관리자를 비롯하여 전체 작업자의 자격 및 경력증명서 제출
○ 자격 및 요건 참여분야 자 격 및 요 건
비
고
용역책임자, PM
공공기관 기록물 DB구축 사업 총괄 관리 유경험자
정직원 DB관리 공공기관 기록물 DB구축 관리 유경험자 또는 정보처리기사 또는 산업기사 자격증 보유자 정직원 기록물관리 (전문검사요원) 기록물관리전문요원 자격 소지자 또는
DB 구축 사업 기록물관리 업무 2년 이상 유경험자
정직원 자료입력 워드프로세서 또는 컴퓨터 활용능력 우수자
일
반
공문서 분류 및 정리 유경험자 나. 인력 배치
○ 용역책임자 및 PM은 아래와 같이 작업공정별로 조직을 구성하고, 적정하게 인력을 배치하여 작업을 효과적으로 이끌도록 해야 함
○ 공정별 인력배치 공정 임무 1. 목록 확인 및 사전준비 사업대상 기록물 분류상태 확인, 작업장 준비 2. 기록물 반·출입 대상기록물을 기록물 작업장으로 이송 3. 분류 및 정리 기록물 분류, 정리 4. 기록물 철목록 작성 대상기록물의 철목록 작성 5. 목록확인 및 분류 기록물 목록확인 6. 서가배치 서가배치 및 위치정복 작성 7. 라벨부착 기록물 철정보 라벨부착 8. 품질검사
기록물 철목록과 위치정보, 라벨정보 등에 대한 품질검사
2. 작업장 구축 가. 작업장 여건 ○ 우체국시설관리단 기록관 내 작업장 구축
○ 작업장 내에는 사업자가 사업 진행을 위해 필요한 장비 및 비품을 비치·관리
나. 필요장비 확보
○ 사업자는 필요장비와 소프트웨어를 충분히 확보하여 작업에 투입해야 함
※ 필요장비와 소프트웨어는 규격 및 정품 여부를 준수하여야 함
○ 사업자는 모든 장비운용관리에 있어 항상 최상의 기량이 발휘될 수 있도록 관리하고 고장 발생 시 즉각적인 수리조치를 하여야 하고 제비용은 사업자가 부담
○ 작업장 내 장비의 네트워크 연결이 필요할 경우 폐쇄망으로 구축하며 인터넷에 연결 불가
다. 작업 관리
○ 사업자는 모든 장비 및 소프트웨어에 대한 운용지식과 기술을 습득한 상태에서 시스템을 운용하여야 하며, 만약 운용 중 시스템이나 DB가 손상되었을 경우에는 즉각적인 복구 및 변상조치를 해야 함
○ 사업을 추진하며 타 전산시스템의 정상적인 운영에 방해가 되거나 피해를 주어서는 안 되며, 이것으로 인해서 발생하는 피해 및 손실에 대하여는 전담사업자가 전액 보상하여야 함
○ 본 과업장소의 모든 시설물 및 부대시설 중 우체국시설관리단에서 사업자에게 제공한 물품과 시설에 대하여 파손, 분실, 훼손이 발생하면 수행업체가 책임지고 원상 복구 또는 변상해야 함
○ 일일작업이 완료되면 작업장의 청결과 도난이나 화재예방을 위한 조치를 해야 함
○ 사업장에는 사업 현황판 및 구성도를 제작, 부착하여 외부인이 방문할 경우 쉽게 인지할 수 있도록 조치해야 함.
라. 보안유지 및 화재예방 1) 보안유지
○ 작업장에는 완료된 문서를 안전하게 보존 보호할 수 있는 공간을 확보 후 작업을 이행하여야 함
○ 보안유지를 위하여 작업착수 전 모든 작업자를 대상으로 보안교육을 실시하고 보안서약서를 우체국시설관리단에 제출해야 하며, 보안관계 법규에 저촉되는 일이 없도록 세심한 주의와 의무를 다하여야 함
○ 작업권한이 허가된 자 외에는 무단접근이 안되도록 필요한 조치를 취하며, 사업기간 중 작업장 출입자 명부를 기록·관리
○ 작업 수행직원의 변동사항이 있을 경우에는 인계·인수를 철저히 하여 자료의 외부 유출을 방지하고, 이의 불이행으로 인한 책임은 사업자 부담
○ 작업자는 디지털카메라, 외장용 메모리 기기 등 불필요한 소지품
반입을 금지함
○ 작업자용 PC는 원천적으로 USB 포트 및 CD-ROM을 봉인지로 차단, 부득이한 경우 승인된 휴대용 저장매체만 사용
○ 작업용 PC는 백신 프로그램을 최신 상태로 유지하고 정기적인 바이러스 검사를 통한 안전한 작업환경 구축
○ 본 과업수행을 위하여 수행자가 수집한 자료 및 정보는 본 사업 이외의 목적에 사용할 수 없으며 우체국시설관리단의 승인 없이 학계 또는 외부에 발표 등으로 유출할 수 없음
○ 작업권한이 허가된 자 외에는 무단접근이 안되도록 필요한 조치를 해야 함
○ 보안유지사항 불이행으로 인해 문제가 발생할 경우에는 전담 사업자가 문제 해결과 그 책임을 져야함
○ 작업 수행직원의 변동사항이 있을 경우 인수인계를 철저히 하여 자료의 외부 유출을 방지하고, 이의 불이행으로 인한 책임은 전담 사업자가 져야함
○ 사업 완료시 사용한 PC에 저장된 자료는 논리적 혹은 물리적으로 복구가 불가능하도록 완전 포맷 3회 이상 조치
2) 화재예방
○ 작업장 내에서는 화기를 다룰 수 없으며, 특히 담배를 피워서는 안 되며, 흡연할 경우에는 작업장 외부의 흡연구역에서만 가능함
○ 사업자 및 작업 투입인력의 부주의로 인한 화재 발생 시 사업자가 문제를 해결하고 그에 따른 책임을 부담함
3. 추진일정 및 보고계획 가. 추진일정 계획 순서
내
용
기
간
비 고 1 사업장 확보 및 시설장비 설치 계약 후 7일이내 사업자 2 작업자 보안교육 및 공정별 작업요령 훈련 계약 후 10일이내 사업자 및 사업담당자 3 사업 착수 계약 후 10일이내 사업자 4 사업진행 주간보고서 제출 매주 월요일 사업자 5 사업진행 월간보고서 제출 매월 말일 사업자 6 사업결과물 납품․검수․완료보고서 제출 사업 완료 시 사업자 및 사업담당자 ※ 계약체결 일자에 따라 변동 가능성 있음. 나. 각종 제출물 1) 계약 시 제출물
○ 계약에 필요한 사업자등록증, 소프트웨어사업자(분야: 데이터베이스 제작 및 검색 서비스업) 등록증, 법인 등기부 등본, 법인인감증명서, 사용인감계(사용인감사용시)
2) 착수 시 제출물
○ 계약체결 후 10일 이내에 과업수행에 착수하여야 하며, 과업수행에 수반되어야 할 일체의 서류를 제출하여야 함
※ 제출 서류
‐ 사업수행계획서(예정공정표, 추진조직도 포함) 2부
‐ 전문인력 및 투입인력 명단(역할 포함, 경력 및 자격증 사본 첨부) 2부
* 재직증명서 및 해당업체의 재직여부를 확인할 수 있는 연금납입증명서 또는 건강보험납입증명서, 실적증명사업 유경험 증명서류, 자격증 사본
‐ 작업자 및 사용자 교육계획서 1부
‐ 보안유지 및 화재예방 서약서 1부(대표자, 참여인력 각 1부씩): [별첨1]
‐ 보안서약서 1부(대표자, 참여인력 각 1부씩): [별첨2]
‐ 개인정보처리 위탁계약서 2부: [별첨4] ‐ 기타 과업수행에 필요한 서류 일체 3) 사업 진행 중
○ 과업 중 주간 · 월별로 사업추진상황(작업진도/주요진행상황)에 대한 보고서를 작성해야 함
○ 사업수행 기간 중 우체국시설관리단의 요구나 사업자의 필요에 따른 주요 현안에 대하여 수시 보고서를 작성 · 제출해야 함
4) 사업 완료 후 제출물
○ 사업자는 사업이 완료된 후 7일 이내에 아래의 사항을 제출하여야 함
※ 제출 서류 ‐ 준공계 2부
‐ 사업 완료 보고서(작업공정 사진 자료 포함) 2부
※ 사업명, 사업목적, 사업기간, 사업비, 성과물, 사업 진행 과정상의 문제점과 개선방안, 주간 추진내역(공정내역 등), 주간보고서 총괄표 등
※ 사업 진행 과정상의 상세한 현장과 자료를 사진 촬영하고, 사진설명서를 부착한 사진 자료를 같이 제출
‐ 유지보수 확약서 및 계획서 2부 ‐ 보안확약서 1부: [별첨3]
‐ 전수조사 사업완료 기록물 목록 전산파일 1식: [별첨9]
Ⅳ 지원부문 1. 교육훈련 ○ 교육훈련계획 수립
‐ 교육 훈련에 대한 목적 및 내용, 교육대상, 방법, 일정, 장소, 강사 등에 대한 내용을 포함
○ 교육내용 ‐ 사업 관련 근무요령 및 보안 유지 사항
‐ 기록물 정리인력, 색인목록 작성인력, 전산등록 인력, 스캐닝 인력, 검사 인력 등 공정별 작업방법
○ 교육 관련 경비(강사료, 교재비 등)는 사업자가 부담
○ 사업과정 및 완료 후 기술이전 대상과 방법 등에 대하여 구체적인 계획을 제시하고, 지속적으로 기록물 정리 및 관련 정보 제공
2. 하자보수 및 기술이전 가. 하자보수
○ 하자보수기간은 검수 완료일로부터 1년으로 함
○ 사업자가 사업완료 후 제출한 모든 성과물(전산파일등의 모든 기록물)과 관련한 데이터 손실, 특정 버그에 의한 손상, 사용자 교육 등 문제가 발생하였을 경우 3일 이내 하자보수에 응하여야 함. 단, 사용자의 고의 또는 부주의로 발생 된 하자는 실비로 보수함
○ 검수 과정에서 발견되지 않은 하자가 발견될 경우 하자 통보를 받은 날로부터 7일 이내에 재 작업하여 제출해야 하며, 이때 비용은 사업자가 전액 부담해야 함
○ 사업자는 사업완료 후 성과물의 하자보수에 대한 기준을 제시해야 함
나. 기술이전
○ 사업자는 중요기록물 전수조사(DB구축) 사업이 종료된 후, 사업을 추진하며 습득하게 된 기술과 지식에 대하여 보고서를 작성 제출하고, 운용 요령에 대한 기술이전을 해야 함
○ 사업자는 DB구축 관련 분야의 정보기술에 대한 지속적인 정보제공과 기술자문에 응해야 함
Ⅴ 기타사항 1. 성과품 소유권 및 저작권
과업수행 중 또는 과업수행으로 얻어지는 각종 보고서 및 색인과 기록관리 전산 자료 등 성과품 일체에 대한 각종 권리는 우체국시설관리단의 소유이며, 우체국시설관리단의 승인 없이 성과품 반출은 불허하고 과업수행 방법 중 타 지적재산권에 대한 침해사례가 발생 시 형사․민사상의 책임, 소요 비용은 사업자가 부담함
2. 계약 관련 사항 가. 용역의 중지 및 연장
○ 사업자의 귀책 사유가 아닌 경우로서 용역 기간이 지연될 때 우체국시설관리단은 기간을 연장하거나, 불가항력의 사유로 계속 진행이 어렵다고 판단 될 경우에는 용역중지를 명 할 수 있음
나. 책임에 관한 사항
○ 사업자의 중대한 과실로 용역수행을 하지 못하는 사유가 발생되거나 성과품이 현저하게 부실한 경우에는 그 책임을 지고 재용역을 수행하여야 하며, 이때 소요되는 비용은 사업자가 전액 부담하여야 함
다. 계약의 해지에 관한 사항
○ 사업자가 다음 각호에 해당하는 귀책사유가 발생할 경우에는 당해 계약의 전부 또는 일부를 해지할 수 있음
정당한 이유 없이 약정한 착수일을 경과하고도 용역수행을 착수 안한 경우
계약서상의 용역수행 기한 내에 용역을 완료하지 못하거나 사업자의
귀책사유로 인하여 완료할 가능성이 없음이 명백하다고 인정될 경우
「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률」 제30조의2(계약의 해제·해지 등)에 따라 계약을 해제 또는 해지할 수 있음
○ 기타 계약 조건을 위반한 경우 라. 기타사항
○ 본 과업을 관련 법규와 우체국시설관리단의 과업지시서에 의거하여 성실히 수행하여야 하며, 본 과업지시서에 명시되지 않은 사항이라도 과업 목적의 충실한 달성을 위하여 필요한 사항은 우체국시설관리단의 지시에 따라 보완하여야 함
○ 본 과업의 수행․조사상의 변동이 있을 때에는 인계인수를 철저히하여 자료의 외부 유출을 방지하고 이 사항을 즉시 알려야 하며, 이의 불이행으로 인한 책임은 사업자가 책임져야 함
○ 본 과업지시서의 해석에 있어서 이견이 생길 경우에는 관계 기관의 해석에 따름
○ 사업진행 중 과업지시서에 명시되지 않은 필요물품, 경비, 기타사항에 대해서는 사업자가 부담해야 함
○ 부적절하게 작업하여 3회 이상의 경고를 받거나, 각종 증명이나 자료를 허위로 제출하였을 경우, 계약해지는 물론 사업자는 그 손해 및 피해에 대하여 배상 또는 보상해야 하며, 이로 인한 불이행으로 인해서 발생하는 피해 및 손실에 대하여는 사업자가 전액 보상하여야 함
○ 본 과업지시서에 명시되지 않은 사항은 계약관련 법규에 의해 처리하여야 함
Ⅵ 제안 안내 1. 입찰 일반 사항
가. 계약방법 : 제한경쟁, 총액입찰, 전자입찰(국내업체)
나. 사업자 선정방식 : 협상에 의한 계약
❍ 본 사업 대상 기록물은 주관기관의 주요 결과물이자 비공개 정보를 수록하고 있어 기록물의 안전하고 효율적인 관리‧보존을 위한 전문 기술과 경험이 필요하므로 성공적인 사업 진행을 위하여 협상에 의한 계약이 필요함
❍ 제안서 평가일정은 제안서 접수 후 수요기관에서 별도 안내함.
❍ 제안서 평가기관 : 수요기관 다. 사업자참여 자격
❍ 국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령 제12조 및 동법 시행규칙 제14조 규정에 의한 경쟁 입찰 자격을 갖추고, 같은 법 시행령 제76조 규정에 의한 부정당업자로 지정되지 않은 업체
❍ 중소기업제품 구매촉진 및 판로지원에 관한 법률 제9조(직접생산의 확인 등)에 규정한 직접생산확인증명서(제품명: 데이터서비스, 세부품명: 데이터처리서비스, 필수특이사항(데이터처리서비스에 한함))를 소지한 업체
※ 입찰서류제출 마감일 이전에 발급된 것으로서 유효기간 내에 있어야 함
❍ 기타사항
- 대기업은 과학기술정보통신부고시(대기업인 소프트웨어사업자가 참여할 수 있는 사업금액의 하한)에 따라 입찰에 참여할 수 없음
- 기록물의 전수조사, 정리 등의 일관된 작업을 위하여 단독 입찰만 가능하며, 공동수급, ‧협력업체 참여‧ 하도급은 모두 불가
※ 기타 세부사항은 공고서 입찰참가자격에 따름
2. 제안서 평가 가. 평가방식(수요기관 평가)
1) 접수된 제안서에 대한 공정한 기술능력평가를 위하여 내 · 외부 전문가로 평가위원회를 구성하여 평가기준에 따라 평가를 실시한다.
2) 기술능력평가와 입찰가격평가를 합산한 종합평가 결과, 최고 점수를 득한 1위 업체를 우선 협상 대상자로 지정하여 협상을 실시하고, 협상기간 내 우선 협상 대상자와 협상이 이루어지면 차 순위 업체와의 협상은 생략하며, 협상이 결렬되면 동일한 조건으로 차 순위 업체와 협상을 실시한다.
3) 종합평가결과 최고점수를 득한 제안업체가 복수인 경우에는 기술능력평가 점수가 높은 순서로 하고, 기술능력평가 점수도 동일한 경우에는 추첨에 의하여 협상 대상자를 지정한다.
4) 제안서 평가 결과, 기술능력평가 점수가 기술능력평가 분야 배점한도의 85% 이상인 자를 협상 적격자로 선정한다.
5) 제안서 평가관련 유의사항 가) 평가결과는 나라장터에 공개한다.
나) 제안내용은 꼭 필요한 사항 위주로 간단명료하게 작성되어야 하며, 내용 중 “~할 수도 있다”, “~을 고려하고 있다” 등의 애매모호한 표현은 구축할 수 없는 것으로 간주한다.
다) 본 사업과 관련하여 제출된 제안서 및 관련 자료는 일체 반환하지 않으며, 제안을 위하여 소요되는 비용은 제안사가 부담한다.
라) 제안 내용의 전부 또는 일부에 대하여 담합한 사실이 발견되거나 담합하였다고 판단되는 경우 제안을 무효로 한다.
마) 제안요청서 내용을 참고하여 제반사항을 준수하고 요구사항을 충실하게 작성하여야 한다.
바) 제안서의 모든 기재사항은 객관적으로 입증할 수 있는 관계서류를 첨부해야하며 허위로 작성한 사실이 판명될 경우 평가대상에서 제외됨은 물론 계약 후에라도 주관기관은 계약파기와 함께 인적, 물적, 기간적 손실에 따른 손해배상을 청구할 수 있다.
6) 기록물의 분류
색인 등의 일관된 작업을 위하여 하도급은 불허한다.
나. 평가배점 및 방법
1) 기술능력평가와 입찰가격평가로 구분하여 평가하고, 적절한 품질을 보장할 수 있도록 기술능력평가의 비중을 90/100, 입찰가격평가의 비중은 10/100으로 한다.
2) 기술능력평가
가) 제안서 평가는 제안요청사항에 따른 제안내용을 분야별로 평가요소에 따라 가중치를 고려한 배점을 적용하여 평가하며, 기술능력평가에서 정량적 평가 및 정성적 평가는 수요기관에서 평가한다.
나) 제안서 평가 중 기술능력평가는 다음 평가결과를 합산하여 평가한다.
· 정량적 평가(20점) : 수요기관 평가 · 정성적 평가(70점) : 수요기관 평가 3) 입찰가격평가
가) 조달청 협상에 의한 계약 제안서 평가 세부기준에 따라 평가한다.
4) 최종평가
가) 총점 100점 기준(기술+가격)으로 항목 비중별 환산 점수를 합산한다.
나) 기술능력평가 점수(90/100) + 입찰가격평가 점수(10/100)
- 협상은 제안서 기술능력평가(90%)와 입찰가격평가(10%)를 종합평가한 결과 고득점자순으로 함
- 합산점수가 동일한 경우에는 기술능력평가 점수가 높은 제안자를 선 순위자로 하고, 기술능력평가 점수가 동점일 경우에는 기술능력 평가항목 중 배점비중이 큰 항목의 점수가 높은 업체를 선순위로 결정
5) 제안서 평가위원회 개최
가) 일시 및 장소 : 입찰 마감 이후 별도 통지
나) 발표순서 : 입찰 마감 이후 별도 통지
다) 발표시간 : 업체별 15분 이내(질의답변 시간 10분 별도)
라) 유의사항 : 제안서 발표는 공고일 현재 해당업체 4대보험이 가입된 용역책임 또는 PM만 가능함. (업체명 블라인드)
제안설명회에 참석하는 인원은 제안업체 직원만 가능하며, 제안사별 입장 인원은 발표자, 보조자 등 총3인 이내로 제한함.
발표 장소에서 추가자료는 배포할 수 없음. 3. 기술평가 기준 및 배점표 평가부문 평가항목 세부평가요소 배점 평가자 합 계 100 기술 능력 평가 (90점) 정량적 평가 (20점) 경영상태 o 신용등급에 의한 경영상태 평가 5 수요 기관 사업수행실적 o 최근3년간 사업 수행실적 4 기술인력 o 용역책임자의 기록물 전산화 사업수행 경력 3 o 기록물관리 전문요원 보유 현황 3 제안업체의 전문성 o 기록물 관련 특허 인증 5 가산점
o 여성기업, 장애인기업, 장애인표준사업장, 중증장애인생산품, 사회적경제기업
+2.5 정성적 평가 (70점) 제안개요 o 사업이해도 - 과업의 목표 및 내용의 이해도 - 문제 파악의 정확성 및 사전준비 충족도 - 제안서 작성의 성실성 및 부합성 10 20 o 추진전략 및 사업추진 방법론 - 사업수행 전략의 차별성, 타당성 - 단계별 산출물의 적절성 10 기술부문 o 데이터 분석 및 수집
- 대상 기록물의 특성 및 사업 환경 분석의 정확도
o 기록물 DB구축 수행 방안
- 전수조사 목록 및 관리중인 기록물과의 연계성 확보 방안
- 주관기관 기록물 DB구축 수행 방안의 효율성, 구체성
7 20 o 적용기술
- DB구축 공정별 세부방안의 명확성, 우수성, 실현가능성
- 대상 기록물 특성을 반영한 목록작성, 예외사항 처리, 기록물 정리 방안의 합리성, 명확성, 실현가능성
7 o 구축환경
- 사업 수행의 위험‧장애요소(감염병 등) 관련 대응 방안
- 작업장 설치 및 운영 방안 6 사업관리부문 o 품질관리
- 품질관리 및 보증방안(검수체계)의 구체성, 적정성
- 오류검증 방안 및 데이터 무결성 확보 방안
- 산출물(성과물)에 대한 검수, 검색, 관리 방안
o 작업인력 채용 및 관리방안 7 20 o 일정관리 - 추진일정의 구체성, 합리성 - 보고 및 검토 계획의 적정성 6 o 수행조직의 적정성
- 조직체계 및 참여인력 적정성(참여인력수, 자질)
- 조직체계 간의 역할, 책임, 협력 방안의 구체성
- 수행조직의 수행경험 및 역량 7 프로젝트 지원 o 교육훈련 및 기술이전‧지원 방안 5 10 o 하자보수계획 - 하자관리 조직 및 전략 - 하자보수 및 관리 계획의 적정성 o 기술이전 - 이술이전 계획의 적정성 5 입찰가격평가 (10점)
조달청 협상에 의한 계약 제안서 평가 세부기준에 따라 평가
10 조달청
※ 정성적평가 항목별 세부배점은 매우우수(100%), 우수(90%), 보통(80%), 미흡(70%), 매우미흡(60%)
4. 정량적 평가 세부 기준 가. 경영상태(배점 5점) 세부평가요소 신용평가등급 평점 회사채 기업어음 기업신용평가등급 신용등급에 의한 경영상태 평가
AAA, AA+, AA0, AA-, A+, A0, A-, BBB+, BBB0
A1, A2+, A20, A2-, A3+, A30
AAA, AA+, AA0, AA-, A+, A0, A-, BBB+, BBB0
5.0 (배점의 100%) BBB-, BB+, BB0, BB- A3-, B+, B0 BBB-, BB+, BB0, BB- 4.75 (배점의 95%) B+, B0, B- B- B+, B0, B- 4.5 (배점의 90%) CCC+ 이하 C 이하 CCC+ 이하 3.5 (배점의 70%)
※ 등급별 평점이 소수점 이하의 숫자가 있는 경우 소수점 다섯째자리에서 반올림 함[별표 8]
1) 신용정보의 이용 및 보호에 관한 법률 제4조제1항제1호 또는 자본시장과 금융투자업에 관한 법률 제335조의3에 따라 업무를 영위하는 신용조회사 또는 신용평가사가 입찰공고일 이전에 평가하고 유효기간 내에 있는 것으로 국가종합전자조달시스템에 조회된 신용평가등급으로 평가하되, 가장 최근의 신용평가등급으로 평가한다. 다만, 가장 최근의 신용평가등급이 다수가 있으며 그 결과가 서로 다른 경우에는 가장 낮은 등급으로 평가한다.
2) 국가종합전자조달시스템에서 신용평가등급 확인서가 확인되지 않은 경우에는 최저등급으로 평가하며, 유효기간 만료일이 입찰공고일인 경우에도 유효한 것으로 평가한다.
3) 위의 1)에도 불구하고, 합병 또는 분할한 자가 입찰공고일 이전에 평가한 신용평가 등급이 없는 경우에는 입찰서 제출 마감일 전일까지 발급된 유효기간 내에 있는 가장 최근의 신용평가등급으로 평가한다. 다만, 합병 후 새로운 신용평가등급이 없는 경우에는 입찰공고일 이전에 평가하고 유효기간 내에 있는 신용평가등급으로서 합병 대상자 중 가장 낮은 신용평가등급을 받은 자의 신용평가등급으로 평가한다.
4) 추정가격이 고시금액 미만인 입찰에서 입찰공고일을 기준으로 최근 7년 이내에 사업을 개시한 창업기업에 대해서는 신용평가등급 점수상의 배점 한도를 부여한다. 이 경우 창업기업에 대한 기간계산은 법인인 경우에는 법인등기부상 법인설립등기일을, 개인사업자인 경우에는 사업자등록증명서상 사업자등록일을 기준으로 한다(이하 창업기업에 대한 기간계산은 같다).
나. 수행실적(배점 4점) 세부평가요소 평가등급(실적규모 대비) 평점 해당 사업규모 대비 입찰공고일 기준
최근 3년간 기록물 DB구축 혹은 전수조사 사업 수행 실적 (합산 금액)
100% 이상 4.0 70% 이상 ~ 100% 미만 3.6 40% 이상 ~ 70% 미만 3.2 40% 미만 2.8
※ ｢지방자치단체 입찰시 낙찰자 결정기준｣ 제5장 협상에 의한 계약 체결기준 제5절 그 밖의 사항에 따라 추정가격 2억원 미만인 소규모 사업 평가 시 수행실적은 평가항목에서 제외할 수 있으나, 원활한 계약이행과 우리기관 보유기록물의 효율적이고 체계적인 관리를 위해 평가함
※ 해당 사업 규모 대비 입찰공고일 기준 최근 3년간 사업수행실적(금액 기준)을 합산 적용. 단, 입찰공고일을 기준으로 최근 7년 이내에 사업을 개시한 창업기업에 대해서는 최근 7년간 사업수행실적을 합산
1) 실적 인정 범위 : 기록물 DB구축 혹은 전수조사 사업
가) 기록물 DB구축 혹은 전수조사와 무관한 사업 및 입찰공고일 현재 수행 중인 사업은 인정하지 않는다.
나) 단일 사업이 아닌 경우 기록물 DB구축 혹은 전수조사 사업 실적 비율과 금액을 기재하고 해당기관에서 발급받은 산출내역을 첨부하여야 한다.
2) 수행실적은 계약일자 및 납품기한에 관계없이 이행이 완료된 시점을 기준으로 평가한다.
3) 입찰자는 수행실적 평가를 위하여 별지의 수행실적 총괄표와 다음 각 목에 따른 별지의 용역수행 실적증명서 또는 그에 준한 수행실적증명서 등을 제출하여야 한다.
가) 국가기관, 지방자치단체, 기획재정부장관이 지정한 공공기관 또는 지방공기업법령 적용 기관이 발급한 수행실적증명서
나) 위 가목에서 정한 이외의 기관 또는 민간이 발주한 경우 발주자가 발급한 수행실적증명서, 발주자의 인감증명서(필요시 사용인감계 포함), 계약서, 세금계산서(필요시 거래명세표 포함)를 첨부하여야 하며, 수행 실적증명서는 해당 인감(필요시 사용인감)으로 날인하여야 한다.
다) 위 가목과 나목에도 불구하고, 한국소프트웨어산업협회장이 발급하는 소프트웨어사업 수행실적 확인서
라) 국외의 공공기관, 민간기업 등이 발주한 경우 가목 및 나목을 준용 하되, 공공기관 이외의 납품실적은 이를 공증하거나 해당국가의 상공 회의소 또는 해당 국가에 주재하는 대한민국 공관의 확인을 받은 경우에는 세금계산서 등 증빙자료 첨부를 생략할 수 있다.
마) 이행실적에 대한 입증책임은 입찰자가 부담하며 의무를 다하지 아니하여 실적 확인이 어려운 경우에는 실적으로 인정하지 아니한다.
다. 기술인력(배점 6점) 평가항목 평가요소 기준 평점 기술 인력
- 용역책임자의 기록물 전산화 수행경험실적(1억원 이상)
3회 이상 3.0 2회 2.5 1회 이하 2.1 • 기록물관리 전문요원 보유 현황 5명 이상 3.0 2~4명 2.5 1명 이하 2.1 1) 용역책임자의 자격 및 수행 실적
- 용역책임자의 단일사업 1억원 이상 ‘기록물 전산화(또는 DB 구축, 전수조사)’라는 단어가 명시된 수행 실적을 보유하고 있어야 함
- 사업 기간 중 교체 투입된 실적은 인정하지 않으며, 투입 비율에 해당하는 실적만 인정
※ 사업관리자 자격 및 수행 실적 평가자료
- 기술 인력 평가자료: 발주처 또는 나라장터에서 공식 발급한 용역수행 실적증명서, 재직증명서, 4대 사회보험 사업장 가입자 명부
2) 기록물관리 전문요원 보유
- 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제78조에 의한 자격(기록물관리 전문요원)이 인정되는 자
※ 기술 인력 평가자료: 기록물관리 전문요원 자격증 사본, 4대 사회보험 사업장 가입자 명부
라. 제안업체의 전문성(배점 5점) 세부평가요소 평가기준 평가등급 평점 제안업체의 전문성 기록물 관련 특허 인증 2개 이상 보유 5.0 1개 4.2 미보유 3.5
1) 기술 인증(특허) 명칭에 ‘기록물’이 명시되어야 하며 입찰공고일 이전까지 등록되어야 인정
2) 기록물 DB구축 혹은 기록물 전수조사와 무관한 특허는 인정하지 않는다.
마. 가산점(최대2.5점) 심 사 항 목 평가 점수(점) 배점 한도 가. 여성기업
「여성기업 지원에 관한 법률」 제2조 및 같은 법 시행령 제2조에서 정한 기업으로서, 중소벤처기업부장관(위임받은 자를 포함)이 확인한 경우
+1.0 +2.5 나. 장애인기업
「장애인기업활동 촉진법」 제2조 및 같은 법 시행령 제2조에서 정한 기업으로서, 중소벤처기업부장관(위임받은 자를 포함)이 확인한 경우
+1.5 다. 장애인표준사업장
「장애인기업활동 촉진법」 제2조제2호 및 같은법 시행령 제3조에서 정한 기업으로서 고용노동부령으로 정하는 기준에 해당하는 사업장
+1.5 라. 중증장애인생산품
「중증장애인생산품 우선구매 특별법」 제2조제2항에서 정한 기업으로서 보건복지부장관으로부터 지정을 받은 생산시설
+1.5 마. 사회적경제기업
(1) 「사회적기업육성법」 제7조에 따라 고용노동부장관이 지정한 사회적기업
(2) 「사회적경제 육성 지원에 관한 조례」에 따라 지방자치단체장으로부터 지정을 받은 예비사회적기업 및 예비마을기업
(3) 「도시재생 활성화 및 지원에 관한 특별법」 제2조에 따른 행정안전부 장관이 지정한 마을기업
(4) 「국민기초생활보장법」 제18조의 자활기업으로 인정을 받은 기업
(5) 「협동조합기본법」 제85조에 따라 기획재정부 장관으로부터 설립 인가를 받은 사회적협동조합
(6) 「협동조합기본법」 제15조에 의한 협동조합 형태의 사회적기업, 예비사회적기업, 마을기업, 예비마을기업, 자활기업
+2.0 +2.0 +2.0 +2.0 +2.5 +2.5
1) 가산점은 기술능력평가의 정량적 평가분야 배점한도 내에서 부여한다.
2) 신인도 심사 항목별 평가는 각 항목별 중복하여 평가할 수 있으며 수행 능력 배점 한도 내에서 합산하여 적용하고 초과 부분은 적용하지 않는다.
3) 모든 지표 항목은 제출된 증빙서류를 바탕으로 평가함에 따라 각 항목별 증빙서류를 제출하여야 하며, 제출되지 않은 항목은 배점하지 않음
5. 사업수행 일반사항 가. 일반사항
1) 계약체결 후 계약상대자는 전체 또는 부문별 책임자를 임명하여 본 사업을 책임 수행하도록 하여야 한다.
2) 계약상대자는 사업관리와 수행을 위한 관리책임자와 실무책임자를 임명함에 있어 절대 제3자에게 맡겨 공동 수행할 수 없다.
3) 사업 수행을 위한 필요한 작업장소 등(장소, 설비, 기타 작업환경)을 상호 협의하여 결정하며, 이를 위한 비용은 사업예산 내에 포함한다. 작업 장소의 설비 및 기타 작업환경은 계약상대자가 구비하여야 한다.
나. 관리부문
1) 본 사업의 성공적인 추진을 위하여 전체 및 수행공정별 참여인력의 투입계획, 자격, 경력현황 등을 제시하고, 조직별‧작업 단위별 업무 분장내역을 제시하여야 한다.
2) PM은 사업 수행기간 시작부터 검수 완료가 될 때까지 그 책임을 다하여야 한다.
3) 특별한 사유가 없는 한 인력 교체는 불가하며, 필요시 사전에 주관기관의 승인을 받아야 한다.
다. 시험운영
1) 계약상대자는 사업완료 후 2개월간 시험운영(비상주, 단 필요시 1개월 내에서 상주 가능)을 한다. 정한 기간 내에 보완이 완료되지 못하면 쌍방이 정한 계약조건에 따른 조치와 보완 완료시까지 책임을 지며 추가비용은 계약상대자가 부담한다.
라. 품질검사 및 검수
1) 주관기관은 본 사업의 공기 준수 및 품질수준 극대화를 위해 사업 진행사항에 대한 감리 및 검사를 실시할 수 있다.
2) 사업 진행검사는 제반 작업진척 사항 등의 실적을 기준으로 실시하며, 검사 내용에 대해 주관기관의 시정요구가 있을 경우 계약상대자는 성실히 이행하여야 한다.
마. 품질 및 하자보증
1) 하자보수 기간은 검수 완료일로부터 1년으로 하며, 과업완료 후 제출한 모든 성과물과 관련된 데이터 손실, 특정 버그에 의한 손상, 사용자 교육 등에 문제가 발생한 경우 2시간 이내에 하자보수에 응해야 한다.
2) 하자담보 책임기간 내에 하자가 발생하여 하자보수를 요청한 경우 계약상대자는 요청을 받은 날로부터 5일 이내에 보수하여야 하며, 해당 하자의 발생원인 및 기타 조치사항을 명시하여 사업담당자에게 제출하여야 한다.
3) 계약상대자는 보완사항 발견 시 즉시 조치하여 고품질을 유지할 수 있도록 최선의 노력을 다하여야 하며, 납품한 결과물의 보완사항에 대해 보고하고 버전관리를 해야 한다.
바. 책임 및 보안
1) 계약상대자가 사업을 수행함에 있어 제3자의 특허권 또는 저작권을 침해하여 주관기관을 상대로 손해배상 청구소송이 제기되면 계약상대자는 피해자 측에 합의하고 배상하여야 한다.
2) 본 사업과 관련하여 취득한 모든 정보는 일체 유출 또는 누설하여서는 안 되며, 유출 또는 누설로 인한 피해는 계약상대자가 민 ․ 형사상의 모든 책임을 져야 한다.
사. 기타사항
1) 본 일반 계약사항 및 특수조건에 관하여 이견이 발생하였을 경우 또는 계약상에 정하지 아니한 사항에 대하여는 주관기관 제안요청서, 과업지시서를 기본으로 쌍방 협의에 의해 결정한다.
2) 계약서에 명시되지 않은 사항일지라도 본 사업 진행상 불가피하거나 응당 시행하여야 할 경미한 사항에 대하여는 계약서에 포함된 것으로 본다.
3) 계약상대자는 산출물 품질에 대하여 최종적인 책임을 져야 하며, 기술 환경 및 기타 사정 등으로 인하여 일부 사업의 내용 및 범위 등의 변경이 필요한 경우에는 쌍방 협의 하에 조정할 수 있다.
4) 계약상대자의 최종 성과산출물(정리 기록물 원본, 목록 포함) 등에 대한 권리는 주관기관에 있으며, 주관기관의 승인 없이 제3자에게 양도 또는 대여할 수 없다.
Ⅶ 제안 요청 내용 1. 대상 자료의 범위 및 특성
가. 구축범위 : 우체국시설관리단에서 보존중인 중요기록물
구
분
대상량 비 고 중요기록물 전수조사 약7,000권 목록작성, 서가배치 기록물 폐기선별 약3,000권 폐기선별 및 적재
※ 사업 대상량은 절대치가 아닌 추정치로 전수조사 결과에 따라 변동 가능성이 있다.
※ 종이기록물 : 일반문서(A3이하) 및 도면(A3초과), 대장, 카드 등 포함
나. 대상자료 특성과 유의사항
1) 사업 대상문서는 우체국시설관리단 보존서고에서 보존하고 있다.
2) 일반문서는 대부분 B5~A3 이하 규격이며 도면은 A2~A0 규격의 문서로홀더, 흑표지, 바인더, 책자 등 다양한 형태를 띄며, 평균 200~300매 단위로 편철되어 있다.
3) 본 사업 대상 자료는 주관기관의 주요 기록물이며 유일본인 관계로 원시자료의 작업장 외 반출을 금지한다.
4) 본 사업에 투입되는 일체의 장비는 지정장소에 비치한다.
5) 사업대상 문서 중 일부는 부분적으로 훼손 상태이므로 취급 시 주의를 요하며, 기록물 상태가 극히 불량할 시 기록물 복구 처리방안을 제시하고 감독공무원과 상의하여 작업에 임한다.
2. 기본방침 및 유의사항 가. 일반사항
1) 주관기관은 작업의 전 공정에 대해 관리‧감독을 하며 계약상대자는 DB구축 사업 경험이 풍부한 PM 및 품질관리자를 투입하여 효율적인 공정관리 체계를 구성하여야 한다.
2) 계약상대자는 DB구축 작업에 필요한 모든 장비, 기술, 전문인력을 확보하여 사업 수행에 성실히 임하여야 한다.(계약상대자가 비용 일체 부담)
3) 계약상대자는 주관기관의 계약내용 및 요구사항을 충실히 반영‧수행하여야 하며 본 사업과 관련하여 취득한 정보에 대한 필요한 보안조치를 강구하고 이를 위반할 경우에는 민 ‧ 형사상 책임을 지며 이에 따른 불이익 처분을 감수하여야 한다.
4) 본 사업 수행 중 발생하는 작업자의 안전사고 및 각종 장비의 유실‧망실에 대한 행정적, 기술적 비용 및 후속처리는 사고 발생에 대한 책임당사자가 부담하며, 상호 책임 없는 불가항력 등 사유에 의한 경우에는 주관기관과 계약상대자가 상호 협의하여 처리한다.
5) 사업수행과정 중 발생하는 모든 산출물 및 기록의 소유권은 주관기관에 있으며 주관기관의 승인 없이 제3자에게 양도 ‧ 대여할 수 없고, 사업수행 중 발생한 수행방법과 관련한 기술적인 지적재산권의 귀속은 계약당사자간 협의를 통하여 정한다.
나. 특수사항
1) 주관기관의 다양한 행정기록물의 특성 및 업무 활용성을 감안하여 공정별 작업 기준을 수립하고 예외사항처리 과정‧결과를 포함하여 기록으로 남기며 감독공무원과 지속적으로 협의한다.
2) 계약상대자는 기록물의 반출․반입 및 이송 시 훼손 또는 분실이 발생하지 않도록 관리방안을 제시하여야 하며, 훼손 또는 분실된 자료에 대해서는 변상하여야 한다.
3) 타 사업 진행 시 의견이 상충될 경우 반드시 주관기관과 협의 후 결정한다.
4) 본 제안요청서에 관하여 이견이 발생하였을 경우 또는 계약상에 정하지 아니한 사항에 대하여는 주관기관 제안요청서 및 과업지시서를 기본으로 쌍방 협의에 의해 결정한다.
다. 작업의 기본방침 및 유의사항
1) 사업수행자는 다음과 같은 법규와 지침 등을 충분히 숙지하고 이에 준하여 사업을 수행하여야 한다.
가) 공공기록물 관리에 관한 법률 및 동법 시행령 ․ 시행규칙
나) 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 및 시행규칙
다) 기록물관리지침 (국가기록원, 2026) 라) 개인정보보호법 ․ 시행령 ․ 시행규칙
바) 공공기관 기록관리기준표 표준 및 주관기관 기록관리기준표
※ 본 사업 관련 국가기록원 표준 및 지침 신설‧변경되는 경우 적용 여부에 대해 주관기관과 협의하여야 함
2) 각 공정이 시작되기 전에 주관기관과 충분히 세부작업 방향 및 방법에 대하여 협의 후 진행하여야 하며, 작업공정 및 절차를 변경하고자 하는 경우에는 사전에 감독공무원과 협의‧승인을 거쳐야 한다.
3) 각 공정 과정을 표준화하고, 이에 필요한 사항을 검증리스트를 통해 검증함으로써 산출물의 고품질을 확보하여야 한다.
4) DB구축 작업 시 효율적이고 일관된 결과를 얻기 위하여 전자적으로 작업‧관리하고 일일, 주간, 월간 작업 내역을 담당자에게 보고하여 파악할 수 있도록 하여야 한다.
5) 기록물 취급과 관련하여 훼손 ․ 망실 등을 방지하기 위한 작업지침을 마련하여 작업자에 대한 지속적인 교육과 점검을 실시하여야 한다.
6) 사업수행자는 각각의 공정별로 작업 진행상황 및 향후 추진계획을 작성하여 일일, 주간, 월간 단위로 서면 보고하여야 하며, 특이사항 발생 및 감독공무원의 필요 시 수시보고를 한다.
라. 세부 작업 기준 준수
① 사전 조사 및 방향 수립 ⇒ ② 폐기 대상 기록물 선별 ⇒ ③ 기록물 임시 배치
⇒ ④ 기록물 전수조사 ⇒ ⑤ 기록물 서가 재배치 ⇒ ⑥ 라벨 부착
⇒ ⑦ 점검 및 정리 결과 목록화 ⇒ ⑧ 최종 검수 및 산출물 제출
※ 제안요청서에 포함되지 않은 사항은 주관기관의 해석에 따름
Ⅷ 제안서 작성 안내 1. 제안서 작성 방법
가. 제안업체의 제안서는 “제안서 작성목차” 및 “제안서 작성지침”에 따라 꼭 필요한 사항 위주로 명료하고 간략하게 작성하고 불확실한 용어 및 추상적 표현은 사용하지 않는다.
나. 제안서는 한글 작성이 원칙이나, 필요시 한문과 영문을 병기할 수 있으며 사용된 영문 약어에 대하여는 약어표를 제공하여야 한다.
다. 각 장, 쪽마다 일련번호를 부여하여 쉽게 참조할 수 있도록 구성한다.
라. 제안사항에 대해 기술능력평가 항목별 배점표를 토대로 조견표를 작성하고, 제안서 목차와 해당 페이지를 기술한다.
마. 목차의 항목 중 해당이 없는 경우 “해당사항 없음”으로 간략하게 기술한다.
바. 전체 목차는 제시된 목차를 준수하되 세분화하는 경우 제안사의 의도대로 재구성해도 무방하나 요구된 내용을 반드시 포함시켜야 한다.
사. 제안내용의 근거 및 참고자료 등을 첨부하여야 하며 특히 기술적 검증이 필요한 자료에 대해서는 가능한 공인 검증자료(원본대조필 필수)를 제출하여야 한다.
아. 각종 증빙서류는 별지 서식을 우선 준용하고 자격증빙서류는 모두 원본대조필하여 제출한다.
2. 제출서류 가. 정량적 제안서 1부 나. 정성적 제안서 1부 다. 발표자료 1부* ※ 업체명 및 참여인력 블라인드 처리 3. 제안서의 규격
가. 정성적 제안서는 증빙자료를 제외한 본문 내용이 A4 기준 150페이지 내외로 작성한다.
나. 제출된 제안서의 내용은 주관기관이 요청하지 않는 한 변경할 수 없다.
다. 주관기관이 제안서의 제안내용에 대하여 수정 ․ 보완 ․ 변경을 요구할 경우 필히 관련 자료를 제출해야 한다.
4. 제안서의 효력
가. 제안서에 제시된 내용과 주관기관의 요구에 의하여 수정 ․ 보완 ․ 변경된 제안내용은 계약서에 명시하지 않더라도 계약서와 동일한 효력을 가지나, 계약서에 명시된 경우는 계약서가 우선한다.
나. PM 등 수행인원에 관련된 사항은 반드시 포함되어야 하며, 이 사항을 변경하고자 할 때에는 사전에 주관기관의 허락을 받아야 한다.
다. 주관기관이 필요 시 입찰참가자에 대하여 추가제안이나 추가입증자료를 요청할 수 있으며, 이에 따라 제출된 자료는 제안서와 동일한 효력으로 간주하고 제출하지 못할 경우 불가능한 것으로 간주한다.
라. 제안서는 허위로 작성하지 않아야 하며 계약 후에라도 허위로 작성된 사실이 발견되거나 제안된 내용을 충족하지 못할 경우에는 손해배상의 책임을 진다.
마. 제출된 제안서의 내용은 주관기관이 요청하지 않는 한 수정 ․ 추가 ․ 대체할 수 없으며 기재된 내용은 실제와 일치하여야 한다.
5. 제안서의 목차 가. 정량적 제안서 목차 Ⅰ. 경영상태 Ⅱ. 사업수행실적 Ⅲ. 기술인력 가. 용역책임자의 수행경험 나. 기록물관리 전문요원 보유 현황 Ⅳ. 제안업체의 전문성 Ⅴ. 가산점(해당사항이 있을시) 나. 정성적 제안서 목차 Ⅰ. 제안 개요 1. 제안요청개요 2. 수요기관의 특성 및 자료분석 3. 제안사의 차별성 및 전문성 4. 제안업체 소개 Ⅱ. 기술부문 1. 목표시스템 구성도 2. 기록물 정리 및 공정별 세부 실행방안 3. 효율적인 서고관리방안 4. 데이터관리의 효율성 확보방안 5. 향후 발전방향 Ⅲ. 사업관리 1. 품질보증계획 2. 사업관리방안 3. 추진일정 및 수행계획 4. 업무보고 및 검토계획 5. 수행조직 및 업무분장 6. 투입인력 및 이력사항 Ⅳ. 지원부문 1. 교육훈련계획 2. 하자보수계획 3. 기술이전계획 4. 기타 6. 제안서 작성지침 가. 정량적 제안서 작성지침 작성항목 작성방법 비고 Ⅰ. 경영상태 신용평가등급 확인서 첨부 ※ 창업기업의 경우 창업기업확인서 첨부 Ⅱ. 사업수행실적
본 사업과 관련 있는 최근 3년간 당해 용역실적, 규모, 기간, 내용 등을 상세히 기술
※ 실적증명서 등 증빙서류 반드시 원본대조필 하여 첨부
Ⅲ. 기술인력
본 사업 참여 기술인력들의 수행 실적, 자격증, 4대보험 가입증명을 첨부
※ 실적증명서, 기록물관리전문요원 자격증 등 증빙서류 반드시 원본대조필 하여 첨부
Ⅳ. 제안업체의 전문성 ‘기록물’이라는 단어가 포함된 특허증 첨부 ※ 증빙서류 반드시 원본대조필 하여 첨부 Ⅴ. 가산점(해당사항이 있을시)
여성기업, 장애인기업, 장애인표준사업장, 중증장애생산품, 사회적경제기업 증빙자료 첨부
※ 증빙서류 반드시 원본대조필 하여 첨부 나. 정성적 제안서 작성지침 작성항목 작성방법 비고 Ⅰ. 제안 개요
본 사업의 제안요청 내용을 명확하게 이해하고 제안의 배경, 목적, 범위, 전제조건, 기대효과 등을 요약하여 기술
Ⅱ. 기술부문
기록물 DB구축 프로세스 등 각 공정별 세부 실행방안에 대하여 상세하게 기술한다.
Ⅲ. 사업관리
품질보증을 위한 조직, 방법, 절차 내용 등을 제시
제안요청 내용에 부합하는 진척, 위험, 문서 및 형상, 보안관리 방안을 제시한다.
사업기간내 성공적인 완수를 위해 부문별 추진 일정 및 수행계획을 상세히 제시하여야 한다.
본 사업을 수행할 조직 및 업무분장 내용을 상세히 제시하여야 한다.
Ⅳ. 지원부문
사용자, 관리자 등 이용대상별로 구분하여 교육내용, 교육기간, 인원 등을 상세히 제시
원본자료의 훼손이나 망실, 최종산출물의 오류 및 하자발생시 장애처리절차, 하자보수 체제 등 하자보수를 위한 종합적인 방안을 제시
기술이전 분야별로 상세하게 제시
※ 제출해야 하는 증빙자료가 누락된 경우 해당 평가요소 배점에 대해서는 최하점 부여
[별지 서식1] 정량적 평가 증빙자료 총 괄 표 업체명 : 실적 예상 점수
총
계
1. 경영상태 신용등급에 의한 경영상태 평가 2. 수행실적 유사사업실적 원 3. 기술인력 용역책임자의 수행실적 (1억원 이상) 회 기록물관리 전문요원 보유 현황 명 4. 제안업체의 전문성 특허 보유 현황 개 5. 가산점
여성기업, 장애인 기업, 장애인표준사업장, 중증장애생산품, 사회적경제기업
※ 정량적 평가를 위한 서식으로 정량적 평가서 맨 앞면에 첨부
[별지 서식2] 수행실적 총괄표 일련 번호 발주처 사 업 명 사업기간 준공금액 (천원) 참여비율 (%) 용역이행 또는 납품완료일자 비고
※“수행실적증명서” 또는 한국소프트웨어산업협회에서 발급받은 “이행실적확인서”를
첨부한 사업을 기준으로 용역수행 완료일자 순으로 기재(수행 중인 사업은 제외)
수요기관 평가 결과 구분 건수 금액(천원) 비고(사유) 입찰자가 제출한 납품실적 수요기관 검토 인정 실적 불인정 실적 평가 기준 실적 수요기관 평가점수
(배점)
(평가점수)
[별지 서식3] 사업 추진 조직표 PM 부문 부문 부문 부문 ※ 부문별 책임자를 명시 ※ 부문별 기술자는 기술등급 순위별로 기재 ※ 작업장 참여조직ㆍ인력 구분하여 제시 [별지 서식4] 본 사업추진팀별 업무분장 등 요약 구분 분야별 성명 연령 (세) 기술 등급 본사업 참여직위 담당업무 전 담 지원팀 부문 부문 부문 부문 부문 부문 부문 부문 부문 부문 비전담 지원팀 부문 부문 부문 부문 부문
※ 제출된 사항은 변경될 수 없으며, 변경사유가 발생될 경우 주관기관에 동의를 반드시 받아야 함
[별지 서식5] 참여인력 이력사항 성명 소속 연령 직위 자격증 사업 참여 분야 및 직위 해당분야 근무경력 년 월 기술등급 본 사업 참여 임무 본 사업참여 기간 ~ 참여 구분 경 력 사 항 사업명 사업개요 참여기간 (년월~년월) 담당업무 발주처 비고
※ 경력사항은 당해사업과 관련된 주요경력사항 기재
[별지 서식6]
서
약
서
당사는 우체국시설관리단에서 발주하는 『2026년 중요기록물 전수조사』의 제안서를 붙임과 같이 제출하오며, 본 제안서의 허위기재 또는 부실한 자료 작성으로 인하여 초래하는 평가상의 불이익은 물론 부정당업자 제재 또는 낙찰 대상에서 제외 등 귀 기관의 어떠한 처분에도 이의를 제기하지 않을 것임을 확약합니다.
2026.
.
.
주 소 : 업체명 :
대표자 :
(인)
우체국시설관리단 귀하 [별지 서식7] 외주 용역사업 보안특약
① 계약상대자는 우체국시설관리단(이하 ‘우체국시설관리단’)의 보안 정책을 위반하였을 경우 [별표 1]의 사업자 보안위규처리 기준에 따라 위규자 및 관리자를 행정 조치하고 [별표 2]의 보안위약금 부과기준에 해당하는 보안 위약금을 우체국시설관리단에서 지정한 계좌로 납부하여야 하며, 계약상대자는 보안위약금 납부와는 별개로 보안위규로 발생하는 우체국시설관리단 및 제3자에 대한 모든 손해배상 및 손실보상에 대하여 책임을 진다.
② 계약상대자는 사업 수행에 사용되는 문서, 인원, 장비 등에 대하여 물리적, 관리적, 기술적 보안대책 및 [별표 3]의 ‘누출금지 대상정보’에 대한 보안관리계획을 사업제안서에 기재하여야 하며, 해당 정보누출시 보안위규 수준이 심각할 경우 우체국시설관리단은 국가계약법 시행령 제76조에 따라 계약상대자를 부정당업체로 등록하여 제재한다.
③ 계약상대자는 사업 수행과정에서 취득한 자료와 정보에 관하여 사업수행 중은 물론 사업 완료 후에도 이를 외부에 유출해서는 안되며, 사업종료시 정보보안담당자의 입회하에 완전 폐기 또는 반납해야 한다.
④ 계약상대자는 우체국시설관리단에서 요구하는 각종 보안과 관련된 서약을 준수하여야 하고, 발주부서의 승인을 거쳐 하도급을 실시할 경우에도 원 계약과 동일한 수준의 보안을 요구하여야 하며, 하도급 업체의 보안 위규에 대하여도 제1항에 규정한 보안 위약금을 납부하여야 한다.
⑤ 용역사업 참여인원은 계약상대자 임의로 교체할 수 없으며, 신상변동(해외 여행 포함)사항 발생시 우체국시설관리단에 즉시 알려야 한다.
⑥ 개인정보보호법 제26조제1항에 따라 위탁계약 시 개인정보처리에 관하여 문서로 정해야 하는 최소한의 사항을 제시한[별표 4] ‘표준 개인정보처리위탁 계약서’를 작성하여야 한다.
⑦ 계약상대자는 사업수행전 모든 용역사업 참여자를 대상으로 [별표 5] ‘보안서약서’를 제출하고, 사업완료 후 [별표 6] ‘보안확약서’를 제출하여야 한다.
【별표 1】 사업자 보안위규 처리기준 사업자 보안위규 처리기준 구 분
위
규
사
항
처 리 기 준 심 각
1. 비밀 및 대외비 급 정보 유출 및 유출시도
가. 정보시스템에 대한 구조, 데이터베이스 등의 정보 유출
나. 개인정보·신상정보 목록 유출
다. 비공개 항공사진·공간정보 등 비공개 정보 유출
2. 정보시스템에 대한 불법적 행위 가. 관련 시스템에 대한 해킹 및 해킹시도 나. 시스템 구축 결과물에 대한 외부 유출 다. 시스템 내 인위적인 악성코드 유포 ∘ 사업참여 제한 ∘ 위규자 및 직속 감독자 등 중징계 ∘ 재발 방지를 위한 조치계획 제출 ∘ 위규자 대상 특별 보안교육 실시 중 대 1. 비공개 정보 관리 소홀 가. 비공개 정보를 책상 위 등에 방치
나. 비공개 정보를 휴지통·폐지함 등에 유기 또는 이면지 활용
다. 개인정보·신상정보 목록을 책상 위 등에 방치
라. 기타 비공개 정보에 대한 관리소홀 2. 사무실·보호구역 보안관리 허술 가. 통제구역 출입문을 개방한 채 퇴근 등
나. 인가되지 않은 작업자의 내부 시스템 접근
다. 통제구역 내 장비·시설 등 무단 사진촬영
3. 전산정보 보호대책 부실
가. 업무망 인터넷망 혼용사용, 보안 USB 사용규정 위반
나. 웹하드·P2P 등 인터넷 자료공유사이트를 활용하여
용역사업 관련 자료 수발신 다. 개발·유지보수시 원격작업 사용 라. 저장된 비공개 정보 패스워드 미부여
마. 인터넷망 연결 PC 하드디스크에 비공개 정보를 저장
바. 외부용 PC를 업무망에 무단 연결 사용 사. 보안관련 프로그램 강제 삭제
아. 사용자 계정관리 미흡 및 오남용(시스템 불법접근 시도 등)
자. 납품한 정보시스템(H/W, S/W 등)의 보안설정 미비
차. 정보시스템(홈페이지 등) 구축 및 고도화시 개인정보보호법의 준수사항 미흡
∘ 위규자 및 직속감독자 등 중징계 ∘ 재발 방지를 위한 조치계획 제출 ∘ 위규자 대상 특별보안교육 실시 구 분
위
규
사
항
처 리 기 준 보 통
1. 기관 제공 중요정책·민감 자료 관리 소홀
가. 주요 현안·보고자료를 책상위 등에 방치
나. 정책·현안자료를 휴지통·폐지함 등에 유기 또는 이면지 활용
2. 사무실 보안관리 부실
가. 캐비넷·서류함·책상 등을 개방한 채 퇴근
나. 출입키를 책상위 등에 방치 3. 보호구역 관리 소홀 가. 통제·제한구역 출입문을 개방한 채 근무
나. 보호구역내 비인가자 출입허용 등 통제 미실시
4. 전산정보 보호대책 부실
가. 휴대용저장매체를 서랍·책상 위 등에 방치한 채 퇴근
나. 네이트온 등 비인가 메신저 무단 사용
다. PC를 켜 놓거나 보조기억 매체(CD, USB 등)를 꽂아 놓고 퇴근
라. 부팅·화면보호 패스워드 미부여 또는 “1111” 등 단순 숫자 부여
마. PC 비밀번호를 모니터옆 등 외부에 노출
바. 비인가 보조기억매체 무단 사용 ∘ 위규자 및 직속 감독자 등 경징계 ∘ 위규자 및 직속 감독자 사유서 / 경위서 징구 ∘ 위규자 대상 특별보안교육 실시 경 미 1. 업무 관련서류 관리 소홀
가. 진행 중인 업무자료를 책상 등에 방치, 퇴근
나. 복사기·인쇄기 위에 서류 방치 2. 근무자 근무상태 불량 가. 각종 보안장비 운용 미숙 나. 경보·보안장치 작동 불량 3. 전산정보 보호대책 부실
가. PC내 보안성이 검증되지 않은 프로그램 사용
나. 보안관련 소프트웨어의 주기적 점검 위반 ∘ 위규자 서면·구두 경고 등 문책 ∘ 위규자 사유서 / 경위서 징구 【별표 2】 보안 위약금 부과 기준 보안 위약금 부과 기준 ① 위규 수준별로 A~D 등급으로 차등 부과 구분 위규 수준 A급 B급 C급 D급 위규 심각 1건 중대 1건 보통 2건 이상 경미 3건 이상 위약금 비중 - 국가계약법 시행령 제76조에 의한 입찰참여 제한 - 계약금액의 5%이하 계약금액의 3%이하 계약금액의 2%이하 계약금액의 1%이하
* 계약해지 사유 : 심각 2건 이상 또는 중대 3건 이상
② 보안 위약금은 다른 요인에 의해 상쇄, 삭감이 되지 않도록 부과
* 보안사고는 1회의 사고만으로도 그 파급력이 큰 것을 감안하여 지체상금 및 기타 항목과 별도 부과함
③ 사업 종료시 지출금액 조정을 통해 위약금 정산
【별표 3】 누출금지 대상 정보 누출금지 대상 정보
○ 우체국시설관리단 소유 정보시스템의 내·외부 IP주소 현황
○ 세부 정보시스템 구성현황 및 정보통신망 구성도
○ 사용자계정·비밀번호 등 정보시스템 접근권한 정보
○ 정보통신망 취약점 분석·평가 결과물 ○ 용역사업 결과물 및 프로그램 소스코드
○ 국가용 보안시스템 및 정보보호시스템 도입 현황
○ 침입차단시스템·방지시스템(IPS) 등 정보보호제품 및 라우터·스위치 등 네트워크 장비 설정 정보
○ 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조제1항에 따라 비공개 대상 정보로 분류된 기관의 내부문서
○ 「개인정보보호법」 제2조제1호의 개인정보
○ 「보안업무규정」 제4조의 비밀 및 동 시행규칙 제7조제3항의 대외비
○ 그 밖에 우체국시설관리단 이사장이 공개가 불가하다고 판단한 자료
[별첨 1]-보안유지 및 화재예방 서약서(대표자용)
보안유지 및 화재예방 서약서
본 사업자는 2026년 월 일 부터 귀 기관의 “2026년 중요기록물 전수조사”를 수행함에 있어 다음 사항을 준수할 것을 엄숙히 서약하고 이에 서약서를 제출합니다.
1. 본 사업자는 과업을 수행함에 있어 이에 관련된 소관 업무가 귀 기관의 기밀에 관한 사항임을 인정하고, “2026년 중요기록물 전수조사”에 대한 보안대책 사항을 성실히 준수할 것을 서약합니다.
2. 본 사업자는 과업수행 중 대내외적으로 알게 된 모든 사항을 사업 중은 물론 사업이 완료된 후에도 귀 기관의 승인 없이 이를 누설치 않을 것을 서약합니다.
3. 본 사업자는 과업수행 장소가 중요기록물을 보관 · 보존할 장소이므로 화재가 발생치 않도록 화재예방 계획을 수립하여 시행 할 것을 서약합니다.
4. 본 사업자는 만약 보안사항을 누설하거나 화재예방을 소홀히 하는 등 귀 기관의 지시사항을 위반하였을 때에는 그 동기 여하를 불문하고 제 법규에 의하여 어떠한 처벌도 감수할 것을 서약합니다.
2026년
월
일
회
사
명 :
사업자등록번호 :
주
소 :
대
표
자 :
(인)
우체국시설관리단 귀하
[별첨 1]-보안유지 및 화재예방 서약서(참여인력용)
보안유지 및 화재예방 서약서
본인은 2026년 월 일 부터 귀 기관의 “2026년 중요기록물 전수조사”를 수행함에 있어 다음 사항을 준수할 것을 엄숙히 서약하고 이에 서약서를 제출합니다.
1. 본인은 과업을 수행함에 있어 이에 관련된 소관 업무가 귀 기관의 기밀에 관한 사항임을 인정하고, “2026년 중요기록물 전수조사”에 대한 보안대책 사항을 성실히 준수할 것을 서약합니다.
2. 본인은 과업수행 중 대내외적으로 알게 된 모든 사항을 사업 중은 물론 사업이 완료된 후에도 귀 기관의 승인 없이 이를 누설치 않을 것을 서약합니다.
3. 본인은 과업수행 장소가 중요기록물을 보관 · 보존할 장소이므로 화재가 발생치 않도록 화재예방 계획을 수립하여 시행 할 것을 서약합니다.
4. 본인은 만약 보안사항을 누설하거나 화재예방을 소홀히 하는 등 귀 교육지원청의 지시사항을 위반하였을 때에는 그 동기 여하를 불문하고 제 법규에 의하여 어떠한 처벌도 감수할 것을 서약합니다.
2026년
월
일
회
사
명 :
직 위(직 급) : 생 년 월 일 :
성
명 :
(인)
우체국시설관리단 귀하 [별첨 2]-보안서약서(대표자용) [앞면] 보 안 서 약 서
본인은 2026년
월
일부터 귀 기관의 “2026년 중요기록물 전수조사”를 수행함에 있어 다음 사항을 준수할 것을 엄숙히 서약하고 이에 서약서를 제출합니다.
1. 본인은 “2026년 중요기록물 전수조사”와 관련된 업무 중 알게 될 일체의 내용이 직무상 기밀 사항임을 인정한다.
2. 본인은 이 기밀을 누설함이 국가안전보장 및 국가이익에 위해가 될 수 있음을 인식하여 업무수행 중 지득한 제반 기밀사항을 일체 누설하거나 공개하지 아니한다.
3. 본인이 이 기밀을 누설하거나 관계 규정을 위반한 때에는 관련 법령 및 계약에 따라 어떠한 처벌 및 불이익도 감수한다.
2026년
월
일
서 약 자
회
사 명 :
직 위(직 급) : 생 년 월 일 :
성
명 :
(서명)
서약집행자
소
속 :
(담당공무원)
직 위(직 급) :
성
명 :
(서명)
우체국시설관리단 귀하 [뒷면] <개인정보 수집·이용 동의서> [수집하는 개인정보의 항목]
□ 우체국시설관리단은 “2026년 중요기록물 전수조사” 수행을 위하여 보안서약서 징구 시 아래와 같은 개인정보를 수집하고 있습니다.
- 성명, 소속, 직위(직급), 생년월일 [개인정보 수집 목적] □ 서약자의 보안서약서 제출용 [개인정보 보유기간] □ 기록관리기준표에 의한 개인정보보호 사유
- 보존이유: 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제25조, 제26조
- 보존기간: 5년 [개인정보 수집 동의 거부 시]
□ 개인정보 수집 동의 거부 시 우체국시설관리단에서 수행하는 용역사업을
수행할 수 없으며, 중요정보 취급 및 중요시설 출입이 제한됩니다.
개인정보의 수집 및 이용목적에 동의하십니까?
□ 동의함
□동의하지 않음
2026.
.
.
성명:
(서명)
우체국시설관리단 귀하 [별첨 2]-보안서약서(참여인력용) [앞면] 보 안 서 약 서
본인은 2026년 월 일부로 “2026년 중요기록물 전수조사”를 수행함에 있어 다음 사항을 준수할 것을 엄숙히 서약합니다.
1. 본인은 “2026년 중요기록물 전수조사”와 관련된 소관업무가 기밀 사항임을 인정하고 제반 보안관계규정 및 지침을 성실히 준수한다.
2. 본인은 이 기밀을 누설함이 이적행위가 됨을 명심하고 재직 중은 물론 퇴직 후에도 알게 된 모든 기밀사항을 일절 타인에게 누설하지 아니한다.
3. 본인은 기밀을 누설한 때에는 아래의 관계법규에 따라 엄중한 처벌을 받을 것을 서약한다.
가. 국가보안법 제4조 제1항 제2호ㆍ제5호(국가기밀 누설 등)
나. 형법 제99조 (일반이적) 및 제127조(공무상 비밀의 누설)
2026년
월
일
서 약 자
회
사 명 :
직 위(직 급) : 생 년 월 일 :
성
명 :
(서명)
서약집행자
소
속 :
(담당공무원)
직 위(직 급) :
성
명 :
(서명)
우체국시설관리단 귀하 [뒷면] <개인정보 수집·이용 동의서> [수집하는 개인정보의 항목]
□ 우체국시설관리단은 “2026년 중요기록물 전수조사” 수행을 위하여 보안서약서 징구 시 아래와 같은 개인정보를 수집하고 있습니다.
- 성명, 소속, 직위(직급), 생년월일 [개인정보 수집 목적] □ 서약자의 보안서약서 제출용 [개인정보 보유기간] □ 기록관리기준표에 의한 개인정보보호 사유
- 보존이유: 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제25조, 제26조
- 보존기간: 5년 [개인정보 수집 동의 거부 시]
□ 개인정보 수집 동의 거부 시 우체국시설관리단에서 수행하는 용역사업을
수행할 수 없으며, 중요정보 취급 및 중요시설 출입이 제한됩니다.
개인정보의 수집 및 이용목적에 동의하십니까?
□ 동의함
□동의하지 않음
2026.
.
.
성명:
(서명)
우체국시설관리단 귀하 [별첨 3]-보안확약서(대표자용) [앞면] 보안확약서
본인은 “2026년 중요기록물 전수조사” 수행을 완료함에 있어 다음 각 호의 사항에 대한 보안준수 및 책임이 있음을 서약하며 이에 확약서를 제출합니다.
1. 사업수행 간 업체(단체) 및 사업 참여자가 취득한 모든 자료를 반납
및 파기하였음
2. 취득한 정보에 대한 유출을 절대 금지하겠음
3. 보안 위규시 업체(단체)의 사업 참여제한, 기타 관련 법규에 따른 모든 민·형사상 책임과 손해배상을 감수하겠음
2026년
월
일
서약업체(단체) 대표 소속: 직급: 생년월일 :
성명:
(서명)
우체국시설관리단 귀하 [뒷면] <개인정보 수집·이용 동의서> [수집하는 개인정보의 항목]
□ 우체국시설관리단은 “2026년 중요기록물 전수조사” 수행을 위하여 보안서약서 징구 시 아래와 같은 개인정보를 수집하고 있습니다.
- 성명, 소속, 직위(직급), 생년월일 [개인정보 수집 목적] □ 서약자의 보안확약서 제출용 [개인정보 보유기간] □ 기록관리기준표에 의한 개인정보보호 사유
- 보존이유: 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제25조, 제26조
- 보존기간: 5년 [개인정보 수집 동의 거부 시]
□ 개인정보 수집 동의 거부 시 우체국시설관리단에서 수행하는 용역사업을
수행할 수 없으며, 중요정보 취급 및 중요시설 출입이 제한됩니다.
개인정보의 수집 및 이용목적에 동의하십니까?
□ 동의함
□동의하지 않음
2026.
.
.
성명:
(서명)
우체국시설관리단 귀하 [별첨 4]-표준 개인정보처리 위탁 계약서 표준 개인정보처리위탁 계약서 (안)
우체국시설관리단(이하 “위탁자”이라 한다)과 △△△(이하 “수탁자”이라 한다)는 “위탁자”의 개인정보 처리업무를 “수탁자”에게 위탁함에 있어 다음과 같은 내용으로 본 업무위탁계약을 체결한다.
제1조 (목적) 이 계약은 “위탁자”가 개인정보처리업무를 “수탁자”에게 위탁하고, “수탁자”는 이를 승낙하여 “수탁자”의 책임아래 성실하게 업무를 완성하도록 하는데 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
제2조 (용어의 정의) 본 계약에서 별도로 정의되지 아니한 용어는「개인정보 보호법」, 같은 법 시행령 및 시행규칙,「개인정보의 안전성 확보조치 기준」(개인정보보호위원회 고시 제2021-2호) 및「표준 개인정보 보호지침」(개인정보보호위원회 고시 제2020-1호)에서 정의된 바에 따른다.
제3조 (위탁업무의 목적 및 범위) “수탁자”는 계약이 정하는 바에 따라 우체국시설관리단 2026년 중요기록물 전수조사 목적으로 다음과 같은 개인정보 처리 업무를 수행한다.
1. 신상정보(민감정보 포함) - 주민번호, 주소, 연락처, 가족 등
2. 개인정보 – 자격증, 범죄경력조회 등
3. 사업진행 관련 1~2항 등을 포함한 개인정보 일체
제4조 (위탁업무 기간) 이 계약서에 의한 개인정보 처리업무의 기간은 다음과 같다.
계약 기간 :
년 월 일 ~
년 월 일
제5조 (재위탁 제한) ① “수탁자”는 “위탁자”의 사전 승낙을 얻은 경우를 제외하고 “위탁자”와의 계약상의 권리와 의무의 전부 또는 일부를 제3자에게 양도하거나 재위탁할 수 없다.
② “수탁자”가 다른 제3의 회사와 수탁계약을 할 경우에는 “수탁자”는 해당 사실을 계약 체결 7일 이전에 “위탁자”에게 통보하고 협의하여야 한다.
제6조 (개인정보의 안전성 확보조치) “수탁자”는「개인정보 보호법」제23조제2항 및 제24조제3항 및 제29조, 같은 법 시행령 제21조 및 제30조, 「개인정보의 안전성 확보조치 기준」(개인정보보호위원회 고시 제2021-2호)에 따라 개인정보의 안전성 확보에 필요한 관리적․기술적 조치를 취하여야 한다.
제7조 (개인정보의 처리제한) ① “수탁자”는 계약기간은 물론 계약 종료 후에도 위탁업무 수행 목적 범위를 넘어 개인정보를 이용하거나 이를 제3자에게 제공 또는 누설하여서는 안 된다.
② “수탁자”는 계약이 해지되거나 또는 계약기간이 만료된 경우 위탁업무와 관련하여 보유하고 있는 개인정보를 「개인정보 보호법」시행령 제16조 및「개인정보의 안전성 확보조치 기준」(개인정보보호위원회 고시 제2021-2호)에 따라 즉시 파기하거나 “위탁자”에게 반납하여야 한다.
③ 제2항에 따라 “수탁자”가 개인정보를 파기한 경우 지체없이 “위탁자”에게 그 결과를 통보하여야 한다.
제8조 (수탁자에 대한 관리·감독 등) ① “위탁자”는 “수탁자”에 대하여 다음 각 호의 사항을 감독할 수 있으며, “수탁자”는 특별한 사유가 없는 한 이에 응하여야 한다.
1. 개인정보의 처리 현황 2. 개인정보의 접근 또는 접속현황 3. 개인정보 접근 또는 접속 대상자
4. 목적외 이용․제공 및 재위탁 금지 준수여부
5. 암호화 등 안전성 확보조치 이행여부
6. 그 밖에 개인정보의 보호를 위하여 필요한 사항
②“위탁자”는 “수탁자”에 대하여 제1항 각 호의 사항에 대한 실태를 점검하여 시정을 요구할 수 있으며, “수탁자”는 특별한 사유가 없는 한 이행하여야 한다.
③“위탁자”는 처리위탁으로 인하여 정보주체의 개인정보가 분실·도난·유출·변조 또는 훼손되지 아니하도록 1년에 ( 2 )회 “수탁자”를 교육할 수 있으며, “수탁자”는 이에 응하여야 한다.
「개인정보 안전성 확보조치 기준 고시」(개인정보보호위원회 고시 제2021-2호) 및 「개인정보 보호법」 제26조에 따라 개인정보처리자 및 취급자는 개인정보보호에 관한 교육을 의무적으로 시행하여야 한다.
④ 제1항에 따른 교육의 시기와 방법 등에 대해서는 “위탁자”는 “수탁자”와 협의하여 시행한다.
제9조 (정보주체 권리보장)“수탁자”는 정보주체의 개인정보 열람, 정정·삭제, 처리 정지 요청 등에 대응하기 위한 연락처 등 민원 창구를 마련해야 한다.
제10조 (개인정보의 파기)“수탁자”는 제4조의 위탁업무기간이 종료되면 특별한 사유가 없는 한 지체 없이 개인정보를 파기하고 이를 “위탁자”에게 확인받아야 한다.
제11조 (손해배상) ①“수탁자” 또는 “수탁자”의 임직원 기타 “수탁자”의 수탁자가 이 계약에 의하여 위탁 또는 재위탁 받은 업무를 수행함에 있어 이 계약에 따른 의무를 위반하거나 “수탁자” 또는 “수탁자”의 임직원 기타 “수탁자”의 수탁자의 귀책사유로 인하여 이 계약이 해지되어 “위탁자” 또는 개인정보주체 기타 제3자에게 손해가 발생한 경우 “수탁자”는 그 손해를 배상하여야 한다.
② 제1항과 관련하여 개인정보주체 기타 제3자에게 발생한 손해에 대하여 “위탁자”가 전부 또는 일부를 배상한 때에는 “위탁자”는 이를 “수탁자”에게 구상할 수 있다.
본 계약의 내용을 증명하기 위하여 계약서 2부를 작성하고, “위탁자”와 “수탁자”가 서명 또는 날인한 후 각 1부씩 보관한다.
위탁자. 서울시 광진구 강변역로2 우체국시설관리단
이 사 장
(인)
수탁자. ○○시 ○○구 ○○로 ○○
대
표
(인)
[별첨 5]-기록물 반출·반입서 기록물 반출․반입서 구분 (반출/반입) 일자 반출/반입자 인적 사항 확인 (서명) 소속기관명 직위(직급) 성명 반출
2026.
.
.
반입 반출기간 개월 사 유 2026년 중요기록물 전수조사 기 록 물 철 목 록 일련 번호 관리번호
제
목
기록물 형태 수량 확인 [별첨 6]-사업완료 문서목록 사업완료 문서목록 일련번호 (서고/서가/배가) 처리과명 생산년도 종료년도 분류기호 보존기간 기록물철명 기록물건명 면 수